Cos'è un rapporto di spesa?

Un rapporto di spesa è un documento che delinea le spese sostenute nel corso di un periodo di tempo specifico o durante l'esecuzione di un lavoro o un incarico specifico.Un rapporto di spesa può essere abbastanza ampio, a volte coprendo interi dipartimenti all'interno di un'azienda, oppure i rapporti possono essere individualizzati, applicando a un solo dipendente e attività.Il più delle volte, i rapporti di spesa vengono utilizzati per documentare la spesa che diventa necessaria mentre i dipendenti lavorano al di fuori del normale ambiente d'ufficio.Nella maggior parte dei casi, i rapporti sulle spese vengono esaminati dai capi dipartimento, quindi trasmessi alla contabilità.

A volte i rapporti di spesa vengono utilizzati esclusivamente ai fini del rimborso dei dipendenti.Questo vale per un dipendente che è fuori dall'ufficio e deve utilizzare i propri fondi per le spese relative al business.Per essere rimborsato, il dipendente di solito dovrebbe presentare un rapporto di spesa, allenando le ricevute che confermano le spese.

Ad alcuni dipendenti vengono assegnati conti a spese.Questa è una quantità predeterminata di denaro che è a loro disposizione per l'uso quando sono lontani dall'ufficio, ma impegnati in attività legate al lavoro.I dipendenti con conti di spesa, sebbene non utilizzino i propri soldi, sono ancora in genere tenuti a presentare un rapporto di spesa per documentare le loro spese.In molti casi, i fondi del conto a spese si svolgono per una carta di credito o debito della società emessa al singolo dipendente.

I pasti sono comunemente presentati sui rapporti di spesa.Ciò è particolarmente vero con i dipendenti i cui lavori richiedono che viaggiano o trascorrono molto tempo lontano dall'ufficio.I dipendenti che lavorano nelle vendite spesso trascorrono molto tempo sulla strada e, in molti casi, i datori di lavoro li rimborsano per i pasti mentre viaggiano.Altri casi in cui i pasti possono essere considerati una spesa includono i pasti in cui vengono discussi attività effettive o in caso di intrattenimento dei clienti.

Altri tipi di spese che spesso si presentano su un rapporto di spesa includono alloggi, benzina e servizi di lavanderia.I costi di trasporto, come i biglietti aerei, le tariffe dei treni e il noleggio automobilistico sono anche comunemente documentati.Di solito, la maggior parte di qualsiasi tipo di beni o servizi necessari mentre un dipendente è in procinto di condurre attività potrebbe essere ammissibile al rimborso.

La maggior parte delle aziende monitora attentamente i rapporti sulle spese.Cercano picchi nella spesa o in altre indicazioni che un dipendente possa essere malvagando fondi.In alcuni casi, i datori di lavoro possono stabilire limiti di spesa per determinati articoli.Ad esempio, il dipendente può avere un limite sulla quantità di denaro che può essere spesa per notte per l'alloggio.Eventuali fondi spesi oltre quell'assegnazione sarebbero a carico del dipendente.