Wat zijn de beste tips voor het behoud van de loonadministratie?

Payroll -recordbehoudvereisten variëren sterk van het ene rechtsgebied tot het andere, dus bedrijfseigenaren moeten vertrouwd raken met de wetten in hun gebied.Sommige van de documenten die mogelijk moeten worden behouden, zijn loonbelastingen, werknemersvoordelen en gegevens van het aantal gewerkte uren.Ze moeten ook overwegen om zowel digitale als papieren kopieën van loonadministratie bij te houden.Indien mogelijk moeten papieren documenten worden opgeslagen in een brandweerkabinet om te voorkomen dat ze beschadigd raken.

Het is een goed idee om erachter te komen hoe lang loonadministratie mogelijk moet worden bewaard.Dit kan van het ene land tot het andere variëren en wordt meestal beheerst door lokale inkomstenbureaus.In de regel moeten de meeste records overal worden bewaard van vier tot tien jaar nadat er transacties zijn opgetreden.

Bedrijfseigenaren moeten ook bepalen welke specifieke loonadministratie moet worden bijgehouden.Sommige belangrijke kunnen documenten omvatten die bewijzen dat bepaalde belastingen zijn onthouden aan de lonen van werknemers.Een persoon moet misschien ook vasthouden aan records die laten zien hoeveel hij is betaald en het aantal gewerkte uren.Deze payroll -recordretentiepraktijk kan helpen om te bewijzen dat medewerkers op zijn minst het lokale minimumloon hebben betaald, als er een bestaat.Het kan ook helpen bij het vaststellen van naleving van de wetten voor kinderen, indien van toepassing.

Andere loonkeuzes voor het vastleggen van records kunnen overuren, werknemersuitkeringen, vakantiebetaling of ziekteverlof omvatten.Als het bedrijf bijdraagt aan een pensioenfonds of een deel van zijn werknemersverzekeringspremies betaalt, moet de documentatie hiervan ook worden bespaard.Als werknemers in opdracht worden betaald, moet een supervisor mogelijk ook de verkooprapporten van het bedrijf behouden.

Zowel digitale als papieren kopieën van records moeten worden bijgehouden.Dit is zodat er een back -upbestand is in het geval dat één set records wordt vernietigd.Digitale records moeten worden bewaard op verwijderbare opslagapparaten, zoals een back-up harde schijf, schijf of flash drive, naast het hebben van ze op een computer harde schijf.Papieren exemplaren moeten worden vergrendeld in een brandwerende kast in een gebied dat niet gevoelig is voor overstromingen, omdat dit kan helpen de veiligheid van deze documenten te waarborgen.

Payroll -recordretentie kan een belangrijk onderdeel zijn van de reguliere activiteiten van een bedrijf.Dit is normaal gesproken gemakkelijk als het werk regelmatig wordt bijgehouden.Documenten op een ordelijke manier opslaan en voor de vereiste tijd kunnen een manager veel hartzeer besparen in het geval van een audit of verkoop van het bedrijf.