Wat is een boekhoudkundige record?

Een boekhoudkundige dossier is elk type elektronisch of hard copy -document dat informatie biedt over de financiële status van een persoon of entiteit.Dit type records worden gebruikt om meer gedetailleerde boekhoudkundige records te maken, zoals grootboeken, tijdschriften en andere soorten boekhoudboeken.De belangrijkste functie van deze documenten is het creëren van een nauwkeurige geschiedenis van alle financiële transacties met betrekking tot een bepaalde periode, inclusief ontvangen inkomsten en betalingen die worden gedaan voor relevante kosten.Samen met geldtransacties maken deze rekeningsboeken het ook mogelijk om het saldo tussen activa en verplichtingen te bepalen.

Een aantal documenten is opgenomen als onderdeel van het proces van het opstellen en bijhouden van boekhoudkundige recordboeken.Facturen uitgegeven door een bedrijf zijn een van de fundamentele documenten die worden genoteerd en gevolgd in grootboeken en tijdschriften.De facturen maken het mogelijk om potentiële inkomsten bij te houden die redelijkerwijs kunnen worden verwacht door het bedrijf.Door de facturen en de factuurbedragen in de boekhoudboeken in te voeren, is het veel eenvoudiger om cheques of andere betalingsvormen toe te passen die door klanten worden overgemaakt wanneer en wanneer ze aankomen en zijn voorbereid op deposito op een bankrekening.

Facturen die betrekking hebben op aankopen die door een bedrijf worden gedaan, zijn ook essentieel voor het bijhouden van nauwkeurige boekhoudkundige recordboeken.Net als bij de facturen uitgegeven door een bedrijf, moeten degenen die worden ontvangen worden aangemeld bij de rekening van de accounts, waardoor het gemakkelijker wordt om een schema op te stellen voor het uitgeven van betaling voor die facturen.De cheque of betalingsmodus die wordt gebruikt om het saldo op die facturen te regelen, wordt ook beschouwd als een boekhoudkundige record en wordt meestal opgemerkt binnen de rekeningen die verschuldigd zijn in combinatie met de juiste factuur.

Alle monetaire transacties die betrokken zijn bij de werking van het bedrijf worden beschouwd als boekhoudkundige gegevens van het ene of het andere type.Zowel handmatige als elektronische kopieën worden in het bestand bewaard, waardoor het veel gemakkelijker is om journaalboekingen te controleren en ervoor te zorgen dat alle records in de juiste volgorde zijn.Wanneer over het algemeen geaccepteerde boekhoudprincipes worden gevolgd, is het veel eenvoudiger om de juiste gegevens over activa, archieven van verplichtingen en elke subgroep van die gegevens op te halen die betrekking hebben op eventuele transport- of vorderingen.is vaak vereist voor belastingdoeleinden.Dit geldt voor zowel individuen als bedrijven.Het niet handhaven van kopieën van essentiële ondersteunende documenten kan vaak problemen veroorzaken als een belastingaudit wordt opgeroepen en kan ertoe leiden dat bepaalde inhoudingen niet worden toegestaan bij gebrek aan documentatie.Om deze reden maken veel personen en bedrijven gebruik van boekhoudsoftware om alle inzendingen op orde te houden, terwijl ze ook kopieën van cheques, facturen en andere ondersteunende documenten houden die de inzendingen in de boekhoudboeken zelf maken.