Hva er en anskaffelsesavdeling?

En anskaffelsesavdeling er ansvarlig for å styre innkjøpsaktiviteten for organisasjonen.Det er to typer innkjøps- eller anskaffelsesavdelinger: sentralisert og desentralisert.I en sentralisert modell er alle forespørsler om materialer eller varer sentrum for denne avdelingen.I en desentralisert modell kan individuelle avdelinger behandle egne kjøp.

Uansett organisasjonsmodell som brukes, er anskaffelsesaktiviteter underlagt mer granskning og gjennomgang enn noen annen prosess.Bruken av selskapets ressurser til å kjøpe varer og tjenester må være basert på overholdelse av spesifikke retningslinjer og prosedyrer for å redusere sjansen for svindel eller tyveri.Vanligvis overvåkes aktivitetstypen av regnskapsavdelingen og internrevisjonen.

I en anskaffelsesavdeling er direktøren ansvarlig for strategisk planlegging, politikkutvikling og å gi anskaffelsesråd til toppledelsen.De fleste organisasjoner har anskaffelsesoffiserer som er ansvarlige for å administrere forespørselen om forslagsprosess, budbud og andre relaterte prosesser.Den mest juniorposisjonen i en anskaffelsesavdeling er kjøper.En kjøper er vanligvis ansvarlig for en spesifikk vare eller produkttype.Han eller hun utsteder innkjøpsrekvisisjoner og bestillinger til godkjente leverandører, basert på interne behov.

Hovedformålet med en anskaffelsesavdeling er å administrere prosessen som brukes til kjøp av varer og tjenester av organisasjonen.Avansert planlegging, gruppekjøp og forhandlet priser er alle strategier som brukes for å redusere kostnadene og øke lønnsomheten.I de fleste organisasjoner brukes implementeringen av anskaffelsesstrategier for å redusere overhead og driftskostnader uten å gå på akkord med tjenesten til kundene.

For å kvalifisere seg til en stilling i en anskaffelsesavdeling, krever de fleste organisasjoner et minimum college -vitnemål i virksomhet, anskaffelser, forretningsadministrasjon eller et beslektet felt.For å bli innkjøpsansvarlig, leder eller direktør, er en universitetsgrad eller profesjonell sertifisering ofte nødvendig.Disse stillingene har en større grad av ansvar, og så mange firmaer krever mer utdanning.

Den økte teknologien i virksomheten har resultert i utvikling og adopsjon av elektronisk anskaffelse eller eProcurement.Ved å bruke Internett kan selskaper kjøpe produkter fra leverandørens nettsteder, sende inn ordren elektronisk og motta fakturaene elektronisk.Denne prosessen reduserer ineffektivitet, reduserer kostnadene for både leverandøren og kunden, og blir stadig mer populære.Hos mange firmaer er overgangen til elektronisk anskaffelse treg, på grunn av kompleksiteten i teknologien og den fullstendige endringen i forretningsprosessen som kreves.Imidlertid forventes dette anskaffelsesområdet å vokse, på grunn av potensielle kostnadsbesparelser og økt effektivitet.