Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là đề cập đến một thông lệ gửi hóa đơn qua email, thay vì gửi hóa đơn giấy hoặc hóa đơn trong thư.Các doanh nghiệp thường cung cấp cho khách hàng của họ tùy chọn nhận hóa đơn hoặc hóa đơn điện tử hoặc qua thư thông thường.Hóa đơn điện tử cung cấp lợi thế và nhược điểm cho cả hai doanh nghiệp đang sử dụng phương thức thanh toán và khách hàng của họ. Một trong những lợi ích chính của việc sử dụng hóa đơn điện tử là tiết kiệm chi phí.Nó tiết kiệm doanh nghiệp đang gửi hóa đơn giấy và mực để tạo hóa đơn và phong bì và bưu chính để gửi chúng.Hóa đơn điện tử thường sử dụng phần mềm lập hóa đơn gửi hóa đơn theo lịch trình, do đó, nó cũng tiết kiệm thời gian của nhân viên.Khi doanh nghiệp cắt giảm chi phí bằng cách sử dụng hóa đơn điện tử, họ có thể chuyển một số khoản tiết kiệm chi phí này cho khách hàng của họ trong việc định giá các sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty. Nhận hóa đơn điện tử cũng thuận tiện hơn nhiều cho khách hàng thanh toán.Một số công ty bao gồm một liên kết trực tiếp trong hóa đơn điện tử cho phép khách hàng thanh toán trực tiếp từ email.Các công ty khác có thỏa thuận với các ngân hàng cung cấp dịch vụ thanh toán hóa đơn cho khách hàng ngân hàng của họ.Hóa đơn điện tử được nhắc đến như một lời nhắc nhở đối với tài khoản ngân hàng của khách hàng và sau đó khách hàng có thể lên lịch thanh toán thông qua thanh toán hóa đơn trực tuyến của họ với ngân hàng của mình.

Hóa đơn điện tử và thanh toán điện tử tiết kiệm tiền và thời gian của khách hàng.Nó nhanh hơn và ít tốn kém hơn so với việc phải viết một tấm séc và trả tiền bưu chính để gửi nó.Nó cũng làm giảm chất thải giấy và lộn xộn tại nhà, vì các tuyên bố thường được công ty lưu trữ trực tuyến. Đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử, điều đó cũng có nghĩa là họ nhận được khoản thanh toán nhanh hơn nhiều.Thông thường, khi một hóa đơn điện tử được gửi và khách hàng thực hiện thanh toán bằng điện tử, nó cung cấp nhận tiền ngay lập tức cho doanh nghiệp.Trong khi hóa đơn điện tử có nhiều lợi thế cho các doanh nghiệp và khách hàng, nhưng nó có một số nhược điểm.Một số khách hàng có vấn đề khi nhận được hóa đơn điện tử vì các bộ lọc thư rác của các nhà cung cấp dịch vụ Internet (ISP).Nếu khách hàng không nhận được hóa đơn điện tử, thì họ có thể quên thanh toán hóa đơn và điều này có thể đặt phí muộn và phí thành chuyển động.Bảo mật là một vấn đề khác mà khách hàng có thể lo ngại khi sử dụng hóa đơn điện tử.Miễn là doanh nghiệp đang sử dụng một máy chủ an toàn để gửi hóa đơn và nhận thanh toán điện tử, thì việc nhận hóa đơn và thực hiện thanh toán trực tuyến là an toàn.