Trợ lý giáo sĩ làm gì?

Một trợ lý giáo sĩ có trách nhiệm cung cấp hỗ trợ của Văn phòng cho một nhóm người.Loại trợ lý này có thể làm việc trong bất kỳ số lượng lĩnh vực nào, bao gồm văn phòng luật, trường học và nhiều doanh nghiệp.Các nhiệm vụ chính xác mà trợ lý giáo sĩ chịu trách nhiệm thay đổi tùy theo công ty, nhưng thông thường, một trợ lý trả lời điện thoại, thực hiện nộp đơn và lên lịch các cuộc họp.Nhiều loại tác vụ máy tính cũng có thể được bao gồm và sử dụng máy móc văn phòng cơ bản là phổ biến.Các công ty khác nhau có những kỳ vọng khác nhau cho những người ở vị trí này, vì vậy nên đọc kỹ mô tả công việc để xác định vị trí văn thư cụ thể đòi hỏi gì. Làm việc với điện thoại thường là một phần lớn công việc trợ lý văn thư.Ở một số công ty, một trợ lý văn thư cũng có thể chịu trách nhiệm trả lời email và tin nhắn mạng xã hội.Trợ lý thường giao tiếp với khách hàng và quan hệ kinh doanh bằng cách sử dụng các phương pháp này để thực hiện các chức năng thiết yếu cho công ty. Sử dụng thiết bị văn phòng là một phần lớn khác của công việc trợ lý văn thư.Máy quét, máy photocopy và máy fax thường được sử dụng để thực hiện nhiều chức năng.Các máy tính, tất nhiên, thường được sử dụng để nộp đơn ảo, thành phần tin nhắn và nhiều nhiệm vụ khác.Nhập dữ liệu trên máy tính thường được chỉ định cho các trợ lý văn thư, cũng như bảo trì sách ngày máy tính và các tài liệu tổ chức khác.Đôi khi quản lý số tiền nhỏ và chuẩn bị ngân sách nhỏ cũng được chỉ định cho các trợ lý.

Các cuộc hẹn thường là một nhiệm vụ được bổ nhiệm cho các trợ lý giáo sĩ.Một trợ lý có thể chịu trách nhiệm lên lịch các cuộc họp, đảm bảo các cuộc hẹn không chồng chéo và chuyển hướng khách hàng tiềm năng cho một thành viên thích hợp của nhân viên văn phòng.Thông thường, một trợ lý cũng được yêu cầu để tổ chức thư và các tài liệu truyền thông khác.Tùy thuộc vào loại công việc mà văn phòng thực hiện, một trợ lý văn thư có thể được yêu cầu ký vào các gói và tài liệu quan trọng và hướng các tài liệu đó đến các điểm đến thích hợp của họ.Nhiệm vụ Một trợ lý có thể được yêu cầu thực hiện thay đổi theo văn phòng.Ví dụ, trong một thư viện, một trợ lý có thể được yêu cầu áp dụng mã vạch cho sách, trong khi ở trường, một trợ lý có thể được yêu cầu giúp đưa ra các kết hợp thay đồ.Trong nghề này, tính linh hoạt là vô cùng hữu ích, đặc biệt nếu ai đó đang làm việc cho văn phòng trong khả năng tạm thời.Điều mà một trợ lý giáo sĩ chủ yếu làm là làm cho văn phòng trở thành một nơi dễ dàng hơn để làm việc, và trợ lý làm điều này bằng cách làm những gì anh ấy hoặc cô ấy được nói.