Thư ký hồ sơ làm gì?

Một thư ký hồ sơ chịu trách nhiệm tổ chức chính xác, nộp đơn và truy xuất thông tin liên quan đến hồ sơ và tài khoản của công ty.Anh ấy hoặc cô ấy đảm bảo rằng các hồ sơ được cập nhật và bất kỳ thay đổi hoặc bổ sung cần thiết nào được thực hiện kịp thời.Nhiều văn phòng hiện đại độc quyền lưu giữ hồ sơ điện tử, yêu cầu thư ký hồ sơ thành thạo với phần mềm xử lý văn bản, ứng dụng bảng tính và phương thức nhập dữ liệu.Hầu hết các công việc thư ký hồ sơ được tìm thấy trong các văn phòng y tế và bệnh viện, cơ quan chính phủ và doanh nghiệp thuộc mọi loại hình. Quản lý chính xác của một tổ chức hồ sơ là điều cần thiết cho sự thành công của tổ chức.Một thư ký hồ sơ tích hợp dữ liệu, giấy tờ vật lý và biên lai vào một hệ thống nộp đơn nhất quán.Anh ấy hoặc cô ấy có thể được yêu cầu sao chép tài liệu thành các hình thức điện tử và tạo các tệp lưu trữ phù hợp, để thông tin có thể được truy cập nhanh chóng và sửa đổi nếu cần thiết.Thông thường, các thư ký hồ sơ đảm nhận một số loại nhiệm vụ hành chính khác, chẳng hạn như trả lời điện thoại, hỗ trợ bệnh nhân hoặc khách hàng và phân phối thư..Thư ký hồ sơ y tế là rất cần thiết để theo dõi dữ liệu bệnh nhân, bao gồm cả biểu đồ y tế và thông tin thanh toán.Với kinh nghiệm, họ trở thành các chuyên gia về hóa đơn và mã hóa y tế, những người làm việc chặt chẽ với các bác sĩ để mã hóa và thu thập thanh toán từ các công ty bảo hiểm.Các chuyên gia trong các văn phòng chính phủ theo dõi hồ sơ công khai và tài liệu tòa án.Thư ký hồ sơ của tiểu bang và quận có thể chịu trách nhiệm nộp và lấy giấy khai sinh, giấy chứng tử, giấy phép kết hôn và thông báo ly hôn, trong số các tài liệu pháp lý quan trọng khác.Những người làm việc cho các tập đoàn tư nhân thường duy trì tài khoản khách hàng, theo dõi các hóa đơn và biên lai và cập nhật các tệp nhân viên.Để trở thành nhân viên bán hàng trong bất kỳ công việc nào, một người thường phải có được ít nhất bằng tốt nghiệp trung học hoặc GED.Nhiều người sử dụng lao động, đặc biệt là những người trong các văn phòng chính phủ, thích thuê thư ký với một số kinh nghiệm đại học trong quản lý kinh doanh hoặc kế toán.Các nhân viên mới thường nhận được không chính thức, về đào tạo công việc từ các thư ký đã thành lập hoặc các nhân viên văn phòng khác, những người hiểu các yêu cầu cho công việc.Mọi người thường chọn làm nhân viên hồ sơ để có được kinh nghiệm văn phòng và chuẩn bị cho các vị trí nâng cao hơn trong một tổ chức. Một số văn phòng duy trì hồ sơ vật lý dưới dạng tài liệu giấy và biên lai, mặc dù nhiều tổ chức đang nhận ra lợi ích của việc lưu giữ hồ sơtrên máy tính.Thư ký hồ sơ lành nghề đang có nhu cầu chuyển thông tin cẩn thận vào các hệ thống điện tử mới.Công nhân mới phải thể hiện kiến thức máy tính mạnh mẽ và khả năng chú ý đến chi tiết.