Làm cách nào để phát triển ngân sách chính?

Ngân sách tổng thể là ngân sách toàn doanh nghiệp bao gồm mọi khía cạnh của hoạt động kinh doanh, phân bổ số lượng tài nguyên được chỉ định cho mỗi bộ phận hoặc tổ chức trong cấu trúc công ty.Việc tạo ra một ngân sách tổng thể có thể được quản lý theo nhiều cách khác nhau, tùy thuộc vào văn hóa của công ty.Trong một số trường hợp, ngân sách được chuẩn bị với đầu vào tối thiểu từ nhân viên ngoài bộ phận tài chính, trong khi các thời điểm khác, mỗi người quản lý bộ phận có trách nhiệm chuẩn bị và gửi ngân sách được xem xét và cuối cùng được đưa vào ngân sách chính.Thậm chí còn có những mô hình cho phép kết hợp các nhân viên được trả lương và hàng giờ tham gia vào quy trình ngân sách, một cách tiếp cận có thể có lợi cho việc khiến mọi người cảm thấy đầu tư nhiều hơn vào sự thành công liên tục của công ty.Một trong những mô hình phổ biến hơn để phát triển ngân sách tổng thể liên quan đến việc thành lập một nhóm hoặc ủy ban trung tâm có thể xác định các mục tiêu của doanh nghiệp trong giai đoạn ngân sách sắp tới.Thông thường, ủy ban này sẽ liên quan đến nhân viên tài chính doanh nghiệp và các thành viên chủ chốt khác của nhóm điều hành, cùng với các nhà quản lý chủ chốt trong tổ chức công ty.Ý tưởng là sử dụng dữ liệu lịch sử cùng với các dự báo thu nhập trong thời gian ngân sách sắp tới để phát triển một ý tưởng có thông tin về việc công ty có thể tạo ra bao nhiêu doanh thu.Từ đó, ủy ban có thể phân bổ tiền cho từng bộ phận, yêu cầu người đứng đầu bộ phận phải xem xét phân bổ và sau đó thiết lập ngân sách hoạt động cho các lĩnh vực trách nhiệm của họ.Những ngân sách của bộ phận được xem xét và, nếu được các nhân viên tài chính của công ty chấp nhận, được bao gồm trong ngân sách của công ty hoặc tổng thể. Cách tiếp cận thứ hai đôi khi được gọi là phương thức từ trên xuống.Với cách tiếp cận này với ngân sách chính, chỉ có các thành viên chủ chốt của nhóm điều hành tham gia tích cực vào việc chuẩn bị ngân sách doanh nghiệp và phân bổ tiền cho từng bộ phận trong cơ cấu tổ chức.Những thành viên trong nhóm điều hành đó cũng giám sát các kế hoạch ngân sách cho mỗi bộ phận, xác định hiệu quả các khoản tiền đó sẽ được chi tiêu trong mỗi lĩnh vực hoạt động và thông báo cho các nhà quản lý như thế nào họ sẽ tiến hành các bộ phận của họ để ở trong ngân sách.Một mô hình để phát triển ngân sách tổng thể thường hữu ích ở các công ty nhỏ hơn được gọi là phương pháp tiếp cận cơ sở.Trong kịch bản này, việc xác định các mục dòng ngân sách và phân bổ cho các mục dòng đó được xác định bằng cách liên quan đến nhân viên ở mọi cấp độ của hoạt động.Ý tưởng là thu thập đầu vào và ý tưởng từ nhân viên, giám sát viên, người quản lý và giám đốc điều hành hàng giờ để tạo ra một ngân sách vừa khả thi và phản ánh các mối quan tâm và mục tiêu của phạm vi rộng nhất có thể có liên quan đến hoạt động.Mức độ tham gia này, trong khi khó quản lý, có thể dẫn đến việc nhân viên cảm thấy nhiều hơn một phần của hoạt động, một yếu tố thường có thể truyền cảm hứng lớn hơn để làm việc hiệu quả, tránh lãng phí tài nguyên và nói chung là nhận thức rõ hơn về những gì có thể được thực hiệnđể giúp giữ công ty trong ngân sách tổng thể cuối cùng đó.