Co je to sestava dokumentu?

Sestavení dokumentů je proces vytváření elektronických dokumentů pomocí segmentů již existujících dokumentů k sestavení nebo sestavení nového dokumentu.Tento proces může být spravován ručně nebo využít různé typy softwaru k automatickému kombinaci šablon se zdroji dat jako prostředky sestavení nového dokumentu.Tento proces lze úspěšně použít se vším od vytvoření nové smlouvy až po přípravu dopisů na novou prodejní kampaň.

Skutečný proces sestavení dokumentů zahrnuje použití softwaru pro zpracování textu jako základního nástroje pro vytvoření nového dokumentu.Ve svém nejjednodušším přístupu to zahrnuje použití prázdného dokumentu jako výchozího bodu projektu.Kompilátor pak otevírá další dokumenty pro zpracování textu, které jsou již ve skladování, vyhledávání sekcí nebo segmentů, které jsou relevantní pro účely nového dokumentu.Nástroje zahrnuté s softwarovým produktem pak umožňují kompilátoru zkopírovat požadovaný text ze starších dokumentů a vložit stejný text do nového dokumentu.Kompilátor může také přidat čerstvý text, který pomůže spojit všechny vložené segmenty do jednoho soudržného a logického toku informací, upravit velikosti písma, barvy a typy tak, aby vyhovovalo účelu nového dokumentu, poté uložilo a uložilo dokument, dokud není potřebapro distribuci.

Zatímco proces sestavení dokumentů lze zpracovat ručně, je také možné použít pokročilé softwarové možnosti k automatickému načtení dat do úložiště a jejich importu do nového dokumentu.Pokud například obchodní tým chtěl připravit dopisy, které oznámily vydání nového produktu do své stávající klientské základny, mohlo být tělo nové šablony dopisu sestaveno importem textu z prodejní brožury.Další dokument by mohl poskytnout elektronickou kopii společnosti Masthead.Pro dokončení projektu pak software sestavení dokumentu přistupuje k databázi prodeje a importuje názvy a adresy zákazníků do správných polí v nové šabloně dopisu.V tomto okamžiku lze písmena vytisknout nebo odesílat jako e -maily všem zákazníkům.

Jednou z výhod sestavení dokumentů je, že tento přístup může ušetřit hodně času.Například příprava velkého počtu prodejních dopisů na distribuci může trvat hodiny nebo dokonce dny, v závislosti na množství dopisů, které musí být řešeny a vytištěny.Použití softwaru pro zpracování procesu montáže by to, co by byl jinak projekt celodenního, lze dokončit za dvě hodiny nebo méně.Z tohoto pohledu pomáhá shromáždění dokumentů zvýšit produktivitu, což nakonec umožňuje podniku být ziskovější.