Hvad er de forskellige typer forretningsarkiveringssystemer?

Takket være Advances in Office Technology er der mange typer forretningsarkiveringssystemer at vælge imellem, når man prøver at holde vigtige filer organiseret og sikre.Arkivering er en af de mest almindelige måder, som virksomheder gemmer poster, holder styr på vigtige former, får adgang til information hurtigt og beskytter data, der ofte skal være tilgængelige i årevis.De typer af forretningsarkiveringssystem, man vælger, afhænger hovedsageligt af det format, som filerne vil være i, hvordan de skal fås adgang til, og hvad virksomhedens lagerkapaciteter er.

De mest almindeligt tankevækkende erhvervsudgivelsessystemer er fristående stykker kontormøbler, såsom arkiveringsskabe og skuffer.Disse er generelt lavet af metal eller træ og indeholder store glideskuffer, der er store nok til at indeholde mange hundreder af mapper og papirfiler.Fra små virksomheder til store virksomhedskontorer findes fysiske forretningsarkiveringssystemer i alle former og størrelser for at imødekomme enhver form for hardkopi-fil, der skal opbevares sikkert.

Andre almindeligt anvendte typer forretningsarkiveringssystemer er elektroniske fillagringssystemer.Computeroperativsystemer har elektroniske arkiveringsfunktioner indbygget i softwaren for at gøre dette til en praktisk måde at beskytte filer i mange størrelser og typer.Filer kan omfatte tekstdokumenter, grafik og billeder, software eller webbaserede filer.Hver gang en ny fil oprettes eller deles, kan dataene gemmes sikkert i en virtuel filmappe, der kan sidde på en individuel computerharddisk, bæres rundt på en ekstern harddisk eller gemmes på et internetadgang virtuelt drev.

Andre forretningsarkiveringssystemer, der ofte er en del af den elektroniske verden af arkivering, er kunde- og leverandørstyringssystemer.Virksomheder, der har et stort antal kunder og leverandører for at holde styr på Administrer dette, er ved at gemme kunde- og leverandøroplysninger i et papirkopi eller elektronisk format i en Special Customer Resource Management (CRM) eller leverandørstyring (VM) -opsætning.Dette gør det muligt at gemme en lang række filer af klient eller leverandør for hurtig adgang efter behov.

Med teknologi, der forbedrer processerne hos mange virksomheder, inkluderer andre typer forretningsarkiveringssystemer mobile teknologier såsom smarttelefoner og håndholdte computere.Forretningsledere på farten kan oprette, uploade og dele store datafiler ved hjælp af disse enheder.Oplysninger kan derefter overføres elektronisk via e -mail eller ved at oprette forbindelse via internettet eller direkte kabler til hjemme- eller kontorcomputere.Dette gør det meget mere praktisk at gemme og få adgang til filer praktisk talt overalt i verden.