Was macht eine Rezeptionistin für Anwaltskanzlei?

In einem juristischen Amt interagiert eine Rezeptionistin der Anwaltskanzlei mit Kunden, entworfene Korrespondenz, kümmert sich um Fallakten und Rechnungen, die die Unternehmensdienste in Anspruch genommen haben.Als Gesicht der Anwaltskanzlei wird von der Rezeptionistin erwartet, dass sie andere Aufgaben erfüllt, wie z. B. ihr Arbeitsbereich sauber, um das Unternehmen positiv zu vertreten.Wenn die Rezeptionistin auch eine Paralegal -Zertifizierung hat, kann sie Mitgliedern des Amtes direkter unterstützen.

Eine Rezeptionistin der Anwaltskanzlei ist in der Regel die erste Person, mit der ein Kunde beim Eintritt, beim Ein- oder E -Mail an die Anwaltskanzlei trifft.Anschließend muss die Rezeptionistin auf Anrufe oder andere Korrespondenz reagieren, den Kunden begrüßen und so viele Informationen wie möglich bereitstellen.Sie könnte die Kunden auch anweisen, Erfrischungen innerhalb der Lobby zu erfrischen, den Mandanten in das Anwaltsbüro zu begleiten oder dem Klienten mitzuteilen, wie lange das Warten danach sein wird, den Anwalt zu sehen, wenn der Mandant keinen Termin hat.Ausgezeichnete soziale und verbale Kommunikationsfähigkeiten sind ein Muss für diese Aufgaben.

Eine andere Aufgabe, die eine Rezeptionistin der Anwaltskanzlei in der Regel erledigt, ist die Erstellung von Korrespondenz.Ein Teil der Korrespondenz ist ziemlich einfach, z. B. auf eine E -Mail über die Verfügbarkeit oder die Gebühren der Anwälte (n) zu antworten.Eine andere Korrespondenz ist viel komplexer, wie Briefe an andere Anwälte oder Gerichte.Für diese Korrespondenz muss die Rezeptionistin ein angemessenes Verständnis der rechtlichen Terminologie und Vorschriften haben.

In einigen Anwaltskanzleien ist es auch die Pflicht der Rezeptionistin der Anwaltskanzlei, Fallakten für die Anwälte zu erstellen, zu pflegen und abzurufen.Oft erfolgt dies elektronisch über Datenbanken, um die Effizienz zu steigern und Platz im Büro zu sparen. Daher müssen die gesetzlichen Empfangsbeamten mit Computern und verwandten Technologien bequem sein.Wenn ein Anwalt spezifische Dokumente benötigt, die außerhalb des Amtes als Referenz und Verwendung verarbeitet werden, übernimmt die Rezeptionistin auch diese Bedürfnisse.Sie sollte in der Lage sein, dies schnell zu tun, z. B. wenn der Anwalt zu einer Notfallgerichtsanhörung eilen muss.Ein Großteil der Informationen innerhalb von Kundendateien ist vertraulich. Daher muss eine Rezeptionistin der Anwaltskanzlei in der Lage sein, die Dateien über Softwareprogramme oder andere Mechanismen wie Schubladen, Kabinett oder sichere Schlösser sicher zu halten.

Einige Anwälte erwarten auch eine Rezeptionistin für Anwaltskanzleien, um zu handhabenAspekte der Abrechnung.Dies beinhaltet die Bereitstellung von Quittungen und Rechnungen, die Benachrichtigung von Kunden über ausstehende Gebühren, die Information der Kunden über die anerkannten Zahlungsmethoden sowie die Einrichtung und Überwachung der Unternehmensbank oder anderer Konten.Wenn die Rezeptionistin einen Abrechnungsfehler entdeckt, muss sie Schritte unternehmen, um den Fehler zu korrigieren, z.

Ähnlich wie bei anderen Rezeptionisten wird erwartet, dass eine Rezeptionistin der Anwaltskanzlei andere Aufgaben erfüllt.Für allgemeine Pflichten kann dies alles bedeuten, wenn man eine Tasse Kaffee für einen wichtigen Kunden schnappt oder in den Ferien einige Dekorationen im Büro einstellt.In einigen Fällen dienen die Rezeptionisten der Anwaltskanzlei als Paralegals. In diesem Fall bieten sie den Anwalt jedoch eine direktere Unterstützung, die häufig den Anwalt vor Gericht begleiten und Primärfallforschung durchführen.