Co robi recepcjonista kancelarii?

W biurze prawnym recepcjonistka kancelarii wchodzi w interakcje z klientami, projektują korespondencję, zajmuje się aktami spraw i rachunkami tych, którzy korzystali z usług firm.Jako oblicza kancelarii, oczekuje się, że recepcjonistka wykona inne obowiązki, takie jak utrzymanie jej obszaru pracy w celu pozytywnego reprezentowania firmy.Jeżeli recepcjonistka ma również certyfikat asystentalny, może zapewnić bardziej bezpośrednie wsparcie członkom biura.

Recepcjonistka kancelarii zwykle jest pierwszą osobą, którą klient napotyka klient po wejściu, telefonie lub wysyłaniu wiadomości e -mail do kancelarii.Następnie recepcjonistka musi odpowiedzieć na połączenia lub inną korespondencję, powitać klienta i podać jak najwięcej informacji.Może również skierować klientów do napojów w holu, eskortować klienta do biura prawników lub powiedzieć klientowi, jak długo będzie oczekiwanie na adwokata, jeśli klient nie ma spotkania.Doskonałe umiejętności komunikacji społecznej i werbalnej są koniecznością do tych zadań.

Kolejnym zadaniem Recepcjonistka kancelarii zwykle kończy się korespondencją.Niektóre korespondencje są dość proste, takie jak reagowanie na wiadomość e -mail dotyczącą dostępności lub opłat adwokackich.Inna korespondencja jest znacznie bardziej złożona, takie jak listy do innych prawników lub sądów.W przypadku tej korespondencji recepcjonistka musi mieć odpowiednie zrozumienie terminologii i przepisów prawnych.

W niektórych kancelariach obowiązkiem recepcjonistki kancelarii jest tworzenie, utrzymywanie i pobieranie akt spraw dla prawnika.Często odbywa się to elektronicznie za pośrednictwem baz danych w celu zwiększenia wydajności i oszczędzania miejsca w biurze, więc recepcjonistki prawni muszą czuć się komfortowo przy użyciu komputerów i powiązanych technologii.Jeśli adwokat potrzebuje określonych dokumentów wydrukowanych i zmontowanych w celu odniesienia i użycia poza biurem, recepcjonistka obsługuje również te potrzeby.Powinna być w stanie zrobić to szybko, na przykład gdyby adwokat musiał spieszyć się na rozprawę sądową.Wiele informacji w plikach klienta jest poufna, dlatego recepcjonistka kancelarii musi być w stanie zapewnić bezpieczeństwo plików za pośrednictwem programów lub innych mechanizmów, takich jak szuflada, szafka lub bezpieczne zamki.aspekty faktur.Obejmuje to dostarczanie rachunków i faktur, powiadamianie klientów o zaległych opłatach, informowanie klientów o metodach płatności akceptowanych oraz konfigurowaniu i monitorowaniu banku firm lub innych rachunków.Jeśli recepcjonistka odkryje błąd rozliczeniowy, musi podjąć kroki w celu skorygowania błędu, takiego jak wydanie czeku zwrotnego lub oferowanie klientowi kredytu.

Podobnie do innych recepcjonistów, oczekuje się, że recepcjonistka kancelarii wypełni inne obowiązki.W przypadku ogólnych obowiązków może to oznaczać wszystko od chwytania filiżanki kawy dla ważnego klienta lub wystawiania dekoracji w biurze w wakacje.W niektórych przypadkach recepcjonistki kancelarii podwoione są jednak asystentami, w którym to przypadku zapewniają bardziej bezpośrednie poparcie prawnikowi, często towarzysząc prawnikowi w sądzie i prowadząc badania podstawowe.