Que fait une réceptionniste du cabinet d'avocats?

Dans un bureau juridique, une réceptionniste du cabinet d'avocats interagit avec les clients, rédige la correspondance, s'occupe des dossiers et facture ceux qui ont utilisé les services des entreprises.En tant que visage du bureau de droit, la réceptionniste devrait exercer d'autres tâches telles que garder sa zone de travail propre pour représenter positivement l'entreprise.Si la réceptionniste a également une certification parajuriste, elle peut fournir un soutien plus direct aux membres du bureau.

Une réceptionniste du cabinet d'avocats est généralement la première personne qu'un client rencontre lors de l'entrée, de la téléphonation ou du courrier électronique au cabinet d'avocats.Par la suite, la réceptionniste doit répondre ou d'acheter des appels ou une autre correspondance, saluer le client et fournir autant d'informations que possible.Elle pourrait également diriger les clients vers des rafraîchissements dans le hall, escorter le client au bureau des avocats ou dire au client combien de temps l'attente sera pour voir l'avocat si le client n'a pas rendez-vous.Les excellentes compétences en communication sociale et verbale sont un must pour ces tâches.

Une autre tâche qu'une réceptionniste du cabinet d'avocats accomplit généralement la correspondance.Une partie de la correspondance est assez simple, comme répondre à un e-mail concernant la disponibilité ou les frais des avocats.Une autre correspondance est beaucoup plus complexe, comme des lettres à d'autres avocats ou tribunaux.Pour cette correspondance, la réceptionniste doit avoir une compréhension adéquate de la terminologie et des réglementations juridiques.

Dans certains cabinets d'avocats, il est également du devoir de la réceptionniste des cabinets d'avocats de créer, maintenir et récupérer des dossiers pour les avocats.Souvent, cela se fait par voie électronique via des bases de données afin d'augmenter l'efficacité et d'économiser de l'espace au bureau, les réceptionnistes légaux doivent donc être à l'aise d'utiliser des ordinateurs et des technologies connexes.Si un avocat a besoin de documents spécifiques imprimés et assemblés pour référence et utilisation en dehors du bureau, la réceptionniste gère également ces besoins.Elle devrait être en mesure de le faire rapidement, comme si l'avocat a besoin de se précipiter vers une audience du tribunal d'urgence.Une grande partie des informations dans les fichiers clients est confidentielle, donc une réceptionniste du cabinet d'avocats doit être en mesure de garder les fichiers en sécurité via des logiciels ou d'autres mécanismes tels que le tiroir, le cabinet ou les verrous sûres.aspects de la facturation.Cela comprend la fourniture de reçus et de factures, en informer les clients des frais en cours, en informant les clients des méthodes de paiement acceptées et de la mise en place et de la surveillance de la banque des entreprises ou d'autres comptes.Si la réceptionniste découvre une erreur de facturation, elle doit prendre des mesures pour corriger l'erreur, telle que la délivrance d'un chèque de remboursement ou offrir un crédit au client.

Semblable aux autres réceptionnistes, une réceptionniste du cabinet d'avocats devrait accomplir d'autres tâches telles qu'attribuées.Pour les tâches générales, cela peut signifier n'importe quoi en saisissant une tasse de café pour un client important ou en mettant des décorations au bureau en vacances.Dans certains cas, les réceptionnistes du cabinet d'avocats servent cependant des parajuristes, auquel cas ils fournissent un soutien plus direct à l'avocat, accompagnant souvent l'avocat devant les tribunaux et effectuant des recherches de cas primaires.