Πώς μπορώ να επιλέξω το καλύτερο λογισμικό ροής εργασίας εγγράφων;

Η ροή εργασίας εγγράφου περιγράφει τη διαδικασία μέσω της οποίας ένα έγγραφο περνάει στις τακτικές λειτουργίες ενός οργανισμού.Για παράδειγμα, η ροή εργασίας του εγγράφου της κατασκευής μπορεί να ξεκινήσει με ένα μοντέλο που σχεδιάστηκε από μηχανικούς, το οποίο στη συνέχεια μεταβιβάζεται σε έναν επαγγελματία που δημιουργεί ένα νομοσχέδιο που βασίζεται σε αυτό το σχέδιο.Μόλις το κόστος και οι προμηθευτές καθορίζονται από έναν επαγγελματία, αυτός ή αυτή θα μπορούσε στη συνέχεια να περάσει αυτό το έγγραφο σε έναν διευθυντή ή έναν επαγγελματία που μπορεί να επεξεργαστεί και να εγκρίνει την παραγγελία.Οι επαγγελματίες που χρησιμοποιούν λογισμικό ροής εργασίας εγγράφων ασχολούνται με τη δημιουργία μιας σαφούς και διαφανούς διαδικασίας που μπορεί να αυτοματοποιηθεί και τα οποία μπορούν να βοηθήσουν έναν οργανισμό να γίνει πιο αποτελεσματική.Για να επιλέξετε το καλύτερο λογισμικό ροής εργασίας εγγράφων, μπορεί να είναι χρήσιμο να εξετάσετε τις ανάγκες του οργανισμού σας, την ποιότητα του λογισμικού και να προσδιορίσετε ποιοι τρόποι πρόσβασης ταιριάζουν καλύτερα στις ανάγκες σας.

Μερικά βασικά είδη λογισμικού ροής εργασίας εγγράφων επιτρέπουν στους χρήστες πρόσβασηΠρότυπα έγγραφα και μπορούν να συγχρονιστούν με συστήματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, με αυτόν τον τρόπο οι χρήστες μπορούν να επισυνάψουν αυτόματα έγγραφα σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.Αυτά τα βασικά συστήματα επιτρέπουν επίσης στους διαχειριστές ροής εργασίας να δημιουργούν απλά συστήματα με ένα σύνολο σταδίων μέσω των οποίων πρέπει να περάσει ένα έγγραφο.Αυτά τα συστήματα είναι ιδανικά για μικρότερες επιχειρήσεις που αφορούν κυρίως τη ροή εργασίας του εσωτερικού εγγράφου.

Το πιο σύνθετο λογισμικό ροής εργασίας εγγράφων επιτρέπει στους χρήστες να δημιουργούν τα δικά τους πρότυπα και να δημιουργούν αναφορές σχετικά με την αποτελεσματικότητα μιας διαδικασίας ροής εργασίας.Αυτά τα συστήματα μπορούν επίσης να επιτρέψουν στους χρήστες να δημιουργούν διεπαφές πελάτη.Αυτές οι διεπαφές είναι προσβάσιμες από πελάτες που θα ήθελαν να πραγματοποιήσουν παραγγελίες ή εφαρμογές.Αυτό το είδος λογισμικού συχνά ευνοείται από επαγγελματίες των οποίων τα συστήματα ροής εργασίας εκτείνονται πέρα από την εσωτερική λειτουργία ενός οργανισμού.

Η φιλικότητα του χρήστη, η ακρίβεια της αναφοράς και η ικανότητα να τρέχουν χωρίς δυσλειτουργίες είναι παράγοντες που μπορούν να επηρεάσουν την ποιότητα.Ορισμένες συμβουλές για την επιλογή του λογισμικού ροής εργασίας υψηλότερης ποιότητας είναι να ζητήσετε από τους συναδέλφους σε μια παρόμοια βιομηχανία για συστάσεις.Πολλοί επαγγελματίες διαπιστώνουν ότι οι εμπορικές εκδόσεις είναι μεγάλοι πόροι που παρέχουν σε βάθος εξετάσεις και αξιολογήσεις διαφόρων ειδών λογισμικού. Γενικά, υπάρχουν δύο διαφορετικοί τρόποι πρόσβασης για λογισμικό ροής εργασίας εγγράφων.Από τη μία πλευρά, οι μεγαλύτερες επιχειρήσεις μπορεί να προτιμούν να αγοράζουν λογισμικό που μπορεί να εγκατασταθεί στους υπολογιστές ενός οργανωτικού δικτύου.Σε αυτές τις περιπτώσεις, ένας οργανισμός διαθέτει λογισμικό και είναι υπεύθυνος για την ενημέρωση των λειτουργιών και της ασφάλειας.

Οι μικρότερες επιχειρήσεις μπορούν να επωφεληθούν από το λογισμικό κατόπιν ζήτησης.Αυτό είναι λογισμικό που οι χρήστες μπορούν να έχουν πρόσβαση στο διαδίκτυο.Το λογισμικό κατόπιν ζήτησης απαιτεί κανονικά ότι ένας οργανισμός πληρώνει τέλη χρήσης.Ένα πλεονέκτημα αυτής της μεθόδου πρόσβασης είναι ότι οι χρήστες μπορούν να εξαρτώνται από έναν οικοδεσπότη λογισμικού για την αναβάθμιση της ασφάλειας και των χαρακτηριστικών, επιτρέποντας λιγότερη εξάρτηση από τους τεχνικούς των υπολογιστών.