Bagaimana cara memilih perangkat lunak alur kerja dokumen terbaik?
Alur kerja dokumen menjelaskan proses yang melaluinya dokumen lewat dalam operasi reguler organisasi.Misalnya, alur kerja dokumen perusahaan manufaktur mungkin dimulai dengan model yang dirancang oleh insinyur, yang kemudian diteruskan ke seorang profesional yang menciptakan tagihan material berdasarkan desain itu.Setelah biaya dan pemasok ditentukan oleh seorang profesional, ia mungkin kemudian menyampaikan dokumen itu kepada seorang manajer atau profesional yang dapat mengedit dan menyetujui pesanan.Profesional yang menggunakan perangkat lunak alur kerja dokumen berkaitan dengan menciptakan proses yang jelas dan transparan yang dapat diotomatisasi dan yang dapat membantu organisasi untuk menjadi lebih efisien.Untuk memilih perangkat lunak alur kerja dokumen terbaik, dapat membantu untuk mempertimbangkan kebutuhan organisasi Anda, kualitas perangkat lunak, dan untuk menentukan mode akses mana yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda.
Beberapa jenis dasar perangkat lunak alur kerja dokumen memungkinkan pengguna akses keDokumen templat dan dapat disinkronkan dengan sistem email, dengan cara ini pengguna secara otomatis dapat melampirkan dokumen ke pesan email.Sistem dasar ini juga memungkinkan manajer alur kerja untuk membuat sistem sederhana dengan serangkaian tahapan yang harus dilewati oleh dokumen.Sistem ini sangat ideal untuk bisnis kecil yang berkaitan dengan alur kerja dokumen internal.
Perangkat lunak alur kerja dokumen yang lebih kompleks memungkinkan pengguna untuk membuat templat mereka sendiri dan menghasilkan laporan mengenai efisiensi proses alur kerja.Sistem ini juga dapat memungkinkan pengguna untuk membuat antarmuka klien.Antarmuka ini dapat diakses oleh klien yang ingin melakukan pemesanan atau aplikasi.Perangkat lunak semacam ini sering disukai oleh para profesional yang sistem alur kerja melampaui cara kerja interior suatu organisasi.
Keramahan pengguna, keakuratan pelaporan, dan kemampuan untuk berjalan tanpa kegagalan fungsi adalah faktor yang dapat memengaruhi kualitas.Beberapa tips untuk memilih perangkat lunak alur kerja dokumen berkualitas tinggi adalah meminta kolega dalam industri serupa untuk rekomendasi.Banyak profesional menemukan bahwa publikasi perdagangan adalah sumber daya hebat yang menyediakan ujian mendalam dan penilaian berbagai jenis perangkat lunak.
Secara umum, ada dua mode akses berbeda untuk perangkat lunak alur kerja dokumen.Di satu sisi, bisnis yang lebih besar mungkin lebih suka membeli perangkat lunak yang dapat diinstal di komputer jaringan organisasi.Dalam kasus ini, organisasi memiliki perangkat lunak dan bertanggung jawab untuk memperbarui fitur dan keamanan.
Bisnis kecil dapat mengambil manfaat dari perangkat lunak sesuai permintaan.Ini adalah perangkat lunak yang dapat diakses pengguna secara online.Perangkat lunak sesuai permintaan biasanya mensyaratkan bahwa suatu organisasi membayar biaya penggunaan.Manfaat dari metode akses ini adalah bahwa pengguna dapat bergantung pada host perangkat lunak untuk meningkatkan keamanan dan fitur, memungkinkan lebih sedikit ketergantungan pada teknisi komputer.