Τι είναι ένα πακέτο εργασίας;

Ένα πακέτο εργασίας είναι ένα στοιχείο μέσα σε ένα έργο που μπορεί εύκολα να ανατεθεί σε ένα συγκεκριμένο μέλος ή ομάδα μελών στην ομάδα του έργου για επεξεργασία και ολοκλήρωση.Από αυτή την άποψη, είναι δυνατόν να ορίσουμε ένα πακέτο εργασίας ως ένα μικρότερο έργο που αποτελεί μέρος ενός μεγαλύτερου έργου.Στο πλαίσιο του μεγαλύτερου έργου, μπορούν να διατεθούν αρκετά διαφορετικά θυγατρικά ή μικρότερα έργα ή πακέτα σε μέλη της ομάδας, τα οποία στη συνέχεια εστιάζουν τις ενέργειές τους κατά την ολοκλήρωση αυτών των καθηκόντων πριν από τη λήψη ημερομηνιών που τεκμηθούν ως μέρος της διαδικασίας διαχείρισης του έργου.

Η ιδέα πίσω από το πακέτο εργασίας είναι να διασφαλιστεί ότι τα συγκεκριμένα στοιχεία του έργου ολοκληρώνονται σύμφωνα με ένα πρόγραμμα.Στην καλύτερη περίπτωση, αυτή η προσέγγιση προσπαθεί να ταιριάξει με τα ταλέντα και τις ικανότητες κάθε μέλους της ομάδας του έργου με τα απαραίτητα καθήκοντα, μια στρατηγική που βοηθά στην αύξηση της δυνατότητας ολοκλήρωσης των βασικών καθηκόντων με τρόπο που είναι τόσο έγκαιρος όσο και λογικός.Όταν εκχωρείται σε συγκεκριμένη ακολουθία με ημερομηνίες παράδοσης που είναι επίσης διατεταγμένες σύμφωνα με ένα πρότυπο, η δυνατότητα αξιολόγησης της προόδου του έργου είναι σημαντικά ευκολότερη.

Ενώ η ακριβής σύνθεση ενός πακέτου εργασίας θα ποικίλει ανάλογα με τη φύση του έργου, οι περισσότεροι θα περιέχουν μια επιλεγμένη ομάδα εξαρτημάτων και προδιαγραφών.Το μέλος της ομάδας ή τα μέλη που έχουν ανατεθεί στο πακέτο θα δοθούν συγκεκριμένες ημερομηνίες έναρξης και λήξης για τη διαχείριση των εργασιών που περιλαμβάνονται στο πακέτο.Παρέχονται επίσης περιγραφές των καθηκόντων που έχουν εκχωρηθεί ως μέρος του πακέτου εργασίας, συμπεριλαμβανομένων συμβουλών σχετικά με τους πόρους που ενδέχεται να βοηθήσουν στην ολοκλήρωση αυτών των καθηκόντων.Κάθε πακέτο συχνά εκχωρείται ένας συγκεκριμένος τύπος λογιστικής αριθμού, γνωστός ως κέντρο κόστους.Τα κέντρα κόστους διευκολύνουν την παρακολούθηση των δαπανών που σχετίζονται με το συνολικό έργο, διασφαλίζοντας ότι το κόστος παραμένει εντός του προϋπολογισμού.Η διαμόρφωση ενός κέντρου κόστους μπορεί να περιλαμβάνει τον αριθμό του έργου μαζί με μια αλφαριθμητική ακολουθία που είναι μοναδική για κάθε έργο εργασίας, μια προσέγγιση που βοηθά περαιτέρω να διατηρηθεί η λογιστική για το κόστος ακριβής.

Αρκετά οφέλη μπορούν να προκύψουν από τη χρήση μιας προσέγγισης πακέτου εργασίας σε ένα έργο.Η ανάθεση συγκεκριμένων καθηκόντων ή ομάδων καθηκόντων στα σωστά μέλη της ομάδας αυξάνει τις πιθανότητες διατήρησης του έργου στο στόχο για την ολοκλήρωση του επιτρεπόμενου χρονικού πλαισίου.Κάνοντας συγκεκριμένα άτομα υπεύθυνες για την ολοκλήρωση αυτών των καθηκόντων μπορεί επίσης να ανοίξει το δρόμο για την καλλιέργεια δεξιοτήτων ηγεσίας μεταξύ των μελών της ομάδας, τα οποία με τη σειρά τους επιτρέπουν την ανάπτυξη των εργαζομένων.Τα μέλη της ομάδας μπορούν επίσης να αισθάνονται πιο συνδεδεμένα με ένα έργο εάν έχουν ανατεθεί ένα πακέτο εργασίας, αφού οι προσπάθειές τους θα έχουν άμεση επίδραση στο αποτέλεσμα του έργου.Όταν συμβαίνει αυτό, τα μέλη είναι πιθανό να αισθάνονται μεγαλύτερο βαθμό πίστης τόσο στο έργο όσο και στην ομάδα, η οποία μπορεί να έρθει σε πρακτική, αν θα πρέπει να προκύψουν απρόβλεπτες επιπλοκές σε οποιοδήποτε σημείο κατά τη διάρκεια της ζωής του έργου.