Τι είναι μια διοικητική αξία;

Η διοικητική αξία είναι η αξιολόγηση της σημασίας ενός επιχειρηματικού αρχείου στις καθημερινές λειτουργίες.Τα αρχεία που θεωρούνται ότι έχουν διοικητική αξία διατηρούνται σε αρχείο ή χρησιμοποιούνται τακτικά στη διεξαγωγή επιχειρήσεων.Αυτή η κατηγοριοποίηση των επιχειρηματικών αρχείων οδηγεί στην πολιτική διατήρησης εγγράφων μιας εταιρείας και μπορεί να έχει νομικές συνέπειες σε διάφορες περιστάσεις, όπως ως απάντηση σε αίτημα ανακάλυψης κατά τη διάρκεια των διαφορών ή σύμφωνα με φορολογικό έλεγχο.Το χαρτί των συναλλαγών είναι ο τρόπος με τον οποίο μια εταιρεία ανταποκρίνεται στις κυβερνητικές της υποχρεώσεις για να αποδείξει τη συμμόρφωση με το νόμο.Οι επιχειρήσεις υποχρεούνται να τεκμηριώσουν τις πωλήσεις για να τεκμηριώσουν την πληρωμή των φόρων εισοδήματος καθώς και τα αρχεία του καθεστώτος των εργαζομένων για να αποδείξουν την επιλεξιμότητα των εργασιών και να τεκμηριώσουν τις ώρες εργασίας.Οι πολιτικές και οι διαδικασίες είναι συνήθως αφοσιωμένες στο χαρτί, οι οποίες δημιουργούν ένα ιστορικό αρχείο της αλλαγής των πολιτικών με την πάροδο του χρόνου.

Αυτές οι απαιτήσεις, μαζί με τις εσωτερικές ανάγκες και τα πρότυπα της βιομηχανίας, σημαίνουν ότι κάθε καταγραφή που παράγει μια εταιρεία πρέπει να αξιολογηθεί για τη διοικητική της αξία.Μια εταιρεία καθορίζει εάν το αρχείο είναι κάτι που πρέπει ή πρέπει να διατηρείται για ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα ή εάν μπορεί να καταστραφεί χωρίς συνέπειες.Οι μεγαλύτερες επιχειρήσεις θα καθορίζουν συνήθως μια πολιτική διατήρησης εγγράφων που βοηθά τους εργαζόμενους να καθορίσουν την αξία των εγγράφων έτσι ώστε τα είδη των επιχειρηματικών αρχείων που διατηρούνται να είναι ομοιόμορφα σε όλη την εταιρεία.Η αξία δεν είναι λιγότερο σημαντική σε ένα μικρό περιβάλλον.Η ανεπαρκής τήρηση αρχείων μπορεί να βάλει οποιαδήποτε επιχείρηση εκτός επιχείρησης.Για παράδειγμα, μια εταιρεία που συνάπτει συμβάσεις για υπηρεσίες παρέχει συνήθως στον πελάτη το δικαίωμα να ελέγχει τα αρχεία της δραστηριότητας του λογαριασμού.Εάν δεν διατηρούνται τα κατάλληλα διοικητικά αρχεία, ο πελάτης μπορεί να μηνύσει για την επιστροφή των πληρωμών που έγιναν.Σε ένα περιβάλλον λιανικής πώλησης, η επιτυχής υπεράσπιση μιας αγωγής ολίσθησης και πτώσης θα μπορούσε να εξαρτηθεί από τις γραπτές πολιτικές και διαδικασίες που έλαβαν οι εργαζόμενοι στο πλαίσιο της αρχικής τους κατάρτισης εργασίας.

Η διοικητική αξία παίζει επίσης ρόλο σε ένα δημόσιο πλαίσιο για εποπτεία και ιστορικήσκοποί.Το κοινό έχει συνήθως ενδιαφέρον για τις καθημερινές δραστηριότητες κυβερνητικών αξιωματούχων και γραφείων και ορισμένες χώρες έχουν νόμους που δίνουν το δικαίωμα στο κοινό να έχει πρόσβαση σε κυβερνητικά αρχεία, όπως ο νόμος για την ελευθερία της πληροφόρησης στις ΗΠΑ.Η αξιολόγηση της διοικητικής αξίας συχνά καθορίζει ποια αρχεία πρέπει να διατηρούνται και τι μπορεί να τεμαχιστεί ενώ συμμορφώνεται με το νόμο.Χωρίς αυτή την έμφαση στην αξία ορισμένων επιχειρηματικών εγγράφων, θα χάνονταν μεγάλο μέρος του ιστορικού των επιχειρήσεων, των οργανισμών και των οργανισμών.