Τι είναι ένα ηλεκτρονικό γραφείο;

Επίσης γνωστό ως e-office, ένα ηλεκτρονικό γραφείο είναι ένας όρος που αναφέρεται σε οποιοδήποτε περιβάλλον γραφείου που κάνει σημαντική χρήση της τεχνολογίας των υπολογιστών για να λειτουργήσει.Ο όρος δημιουργήθηκε για πρώτη φορά κατά τα μέσα του 20ού αιώνα και άρχισε να ασκεί κοινή χρήση κατά τη διάρκεια της δεκαετίας της δεκαετίας του 1980, καθώς περισσότερα περιβάλλοντα γραφείων που διανέμονται με χειροκίνητες μεθόδους και άρχισαν να βασίζονται πιο έντονα σε ένα συνδυασμό επιτραπέζιων υπολογιστών, mainframes και διακομιστώνγια τη διαχείριση ορισμένων εργασιών που σχετίζονται με την εργασία.Σήμερα, ένα ηλεκτρονικό γραφείο εξομοιώνεται συχνότερα με το εικονικό γραφείο, το οποίο περιλαμβάνει τη χρήση ασύρματης τεχνολογίας για να επιτρέψει στους ανθρώπους να εργάζονται από σχεδόν οπουδήποτε με το σωστό τύπο φορητού υπολογιστή ή σημειωματάριο και αξιόπιστη ασύρματη σύνδεση.

Ένα από τα πρωταρχικά οφέλη ενός ηλεκτρονικού γραφείου είναι η δυνατότητα να βασίζεστε λιγότερο σε έγγραφα που αντιγράφουν έντυπη αντιγραφή για τη διαχείριση διαφορετικών επιχειρηματικών καθηκόντων.Για παράδειγμα, ένας επαγγελματίας λογιστικής ή χρέωσης θα είναι σε θέση να μειώσει σημαντικά τη χρήση παραδοσιακών λογιστικών βιβλίων με έντονη αντιγραφή χρησιμοποιώντας λογιστικό λογισμικό σε παραγγελίες λογαριασμών, δημιουργώντας τιμολόγια και ακόμη και να δημοσιεύει πληρωμές που λαμβάνονται σε εκκρεμή τιμολόγια.Κατά τον ίδιο τρόπο, ένας πωλητής μπορεί να επωφεληθεί από τη χρήση ενός ηλεκτρονικού γραφείου χρησιμοποιώντας μια βάση δεδομένων πωλήσεων αντί να διατηρεί αρχεία χαρτιού σε κάθε προοπτική και πελάτη.Ακόμη και πολλά γραφικά καθήκοντα, όπως η γραφή επιστολών ή η προετοιμασία παρουσιάσεων, μπορούν τώρα να γίνουν ηλεκτρονικά, μειώνοντας περαιτέρω την κατανάλωση χαρτιού, ενώ παράλληλα διευκολύνει τη διατήρηση των δεδομένων οργανωμένων και εύκολο στην ανάκτηση.Ένα ηλεκτρονικό περιβάλλον γραφείου παρέχει επίσης υψηλότερο επίπεδο ασφάλειας.Οι χρήστες μπορούν να προστατεύσουν τον κωδικό πρόσβασης σε διάφορα έγγραφα, να περιορίσουν την πρόσβαση σε βάσεις δεδομένων με κωδικούς πρόσβασης και ακόμη και να κλειδώσουν την πρόσβαση σε αρχεία που τοποθετούνται σε κάποια λύση αποθήκευσης απομακρυσμένων δεδομένων με κρυπτογράφηση της πρόσβασης με κάποιο τρόπο.Αν και δεν είναι ανόητο, αυτό το επίπεδο ασφάλειας θεωρείται συνήθως βελτίωση σε σχέση με τη χρήση κλειδωμένων ντουλαπιών, χρηματοδότησης και θόλων που χρησιμοποιήθηκαν συνήθως πριν από την έλευση του επιτραπέζιου υπολογιστή.

Ενώ το ηλεκτρονικό γραφείο δεν έχει εξαλείψει τη χρήση χαρτιού σε επιχειρηματικό περιβάλλον, η υπεύθυνη χρήση προγραμμάτων λογισμικού και δικτύων εταιρειών μειώνει σημαντικά την ανάγκη διατήρησης των έντυπων εγγράφων.Δεδομένου ότι τα έγγραφα μπορούν να εκτυπωθούν όταν και ανάλογα με τις ανάγκες, ο χώρος που απαιτείται για τη δημιουργία ενός ηλεκτρονικού γραφείου είναι σημαντικά μικρότερος, ένα πλεονέκτημα που είναι ιδιαίτερα σημαντικό όταν ο χώρος είναι εξαιρετικός.Σε ορισμένες βιομηχανίες, η χρήση του εικονικού γραφείου κατέστησε δυνατή την επέμβαση να επιτρέψει στους εργαζόμενους να εργάζονται εξ αποστάσεως και όχι σε κεντρική τοποθεσία, ένα όφελος που μπορεί να μειώσει σημαντικά το λειτουργικό κόστος.