Mi az elektronikus iroda?

E-hivatalként is ismert, egy elektronikus iroda olyan kifejezés, amely minden olyan irodai környezetre utal, amely jelentősen használja a számítógépes technológiát a működéshez.A kifejezést először a 20. század közepén alakították ki, és az 1980 -as évek évtizedében elkezdték a közös használatba kerülni, mivel egyre több irodai környezetet adtak ki a kézi módszerekkel, és erősebben támaszkodtak az asztali számítógépek, mainframes és szerverek kombinációjára.Számos munkával kapcsolatos feladat kezelése.Manapság egy elektronikus iroda gyakrabban egyenlő a virtuális irodával, amely magában foglalja a vezeték nélküli technológia használatát, hogy az emberek gyakorlatilag bárhol dolgozhassanak a megfelelő típusú laptop vagy notebook, valamint egy megbízható vezeték nélküli kapcsolat.

Az elektronikus iroda egyik elsődleges előnye az a képesség, hogy kevésbé támaszkodjon a nyomtatott másolat -dokumentumokra a különféle üzleti feladatok kezelésére.Például egy számviteli vagy számlázási szakember képes lenne jelentősen csökkenteni a hagyományos nyomtatott másolat -számviteli könyvek használatát azáltal, hogy a számviteli szoftvert használja a megrendelések számlázására, számlák létrehozására és még a fennmaradó számlákra kapott kifizetések közzétételére.Hasonlóképpen, az eladó részesülhet egy elektronikus iroda használatából, ha értékesítési adatbázisot használna, ahelyett, hogy papírfájlokat tartana az egyes kilátásokon és az ügyfeleknél.Még sok papi feladat, például levelek írása vagy előadások készítése is elvégezhető elektronikus úton, tovább csökkentve a papírfogyasztást, miközben megkönnyíti az adatok szervezésének és könnyen lekérhetését.Az elektronikus irodai környezet magasabb szintű biztonságot is biztosít.A felhasználók jelszavhatnak a különféle dokumentumok védelmével, korlátozhatják az adatbázisokhoz való hozzáférést a jelkódokkal, és akár egy távoli adattárolási megoldásba helyezett fájlokhoz való hozzáférést is lezárhatják, a hozzáférés valamilyen módon titkosításával.Noha nem bolondbiztos, ezt a biztonsági szintet általában javításnak tekintik a zárolt iratszekrények, széfek és boltozatok használatához, amelyeket általában az asztali számítógép megjelenése előtt alkalmaztak.

Míg az elektronikus iroda nem szüntette meg a papír használatát üzleti környezetben, a szoftverprogramok és a vállalati hálózatok felelősségteljes használata jelentősen csökkenti a nyomtatott másolat -dokumentumok fenntartásának szükségességét.Mivel a dokumentumok akkor és szükség esetén kinyomtathatók, az elektronikus iroda felállításához szükséges hely lényegesen kisebb, ez az előny különösen akkor fontos, ha a hely prémiumban van.Egyes iparágakban a virtuális iroda használata lehetővé tette a munkavállalók számára, hogy távolról, nem pedig egy központi helyen működjenek, ez az előny jelentősen csökkentheti a működési költségeket.