Ano ang isang elektronikong tanggapan?

Kilala rin bilang isang E-office, ang isang elektronikong tanggapan ay isang term na tumutukoy sa anumang kapaligiran sa opisina na gumagawa ng makabuluhang paggamit ng teknolohiya ng computer upang mapatakbo.Ang termino ay unang pinagsama sa kalagitnaan ng ika -20 siglo at nagsimulang magamit sa panahon ng dekada ng 1980s dahil mas maraming mga kapaligiran sa opisinaUpang pamahalaan ang isang bilang ng mga gawain na nauugnay sa trabaho.Ngayon, ang isang elektronikong tanggapan ay mas karaniwang katumbas ng virtual na tanggapan, na nagsasangkot sa paggamit ng wireless na teknolohiya upang payagan ang mga tao na magtrabaho mula sa halos kahit saan na may tamang uri ng laptop o notebook at isang maaasahang koneksyon sa wireless.

Ang isa sa mga pangunahing benepisyo ng isang elektronikong tanggapan ay ang kakayahang umasa nang mas kaunti sa mga dokumento ng hard copy upang pamahalaan ang iba't ibang mga gawain sa negosyo.Halimbawa, ang isang propesyonal sa accounting o pagsingil ay maaaring makabuluhang bawasan ang paggamit ng mga tradisyunal na libro ng accounting ng kopya sa pamamagitan ng paggamit ng software ng accounting sa mga order ng bill, lumikha ng mga invoice, at kahit na mag -post ng mga pagbabayad na natanggap sa mga natitirang invoice.Sa katulad na paraan, ang isang salesperson ay maaaring makinabang mula sa paggamit ng isang elektronikong tanggapan sa pamamagitan ng paggamit ng isang database ng benta sa halip na mapanatili ang mga file ng papel sa bawat prospect at customer.Kahit na maraming mga gawain sa clerical tulad ng pagsulat ng mga titik o paghahanda ng mga pagtatanghal ay maaari na ngayong gawin nang elektroniko, karagdagang pagbabawas ng pagkonsumo ng papel habang ginagawang mas madali upang mapanatili ang data na maayos at madaling makuha.Ang isang elektronikong kapaligiran sa tanggapan ay nagbibigay din ng isang mas mataas na antas ng seguridad.Maaaring protektahan ng mga gumagamit ang iba't ibang mga dokumento, limitahan ang pag -access sa mga database na may mga passcode, at kahit na i -lock ang pag -access sa mga file na inilagay sa ilang malayong solusyon sa imbakan ng data sa pamamagitan ng pag -encrypt ng pag -access sa ilang paraan.Habang hindi nakakaloko, ang antas ng seguridad na ito ay karaniwang itinuturing na isang pagpapabuti sa paggamit ng mga naka -lock na mga cabinets, safes, at mga vault na karaniwang ginagamit bago ang pagdating ng desktop computer.

Habang ang Electronic Office ay hindi tinanggal ang paggamit ng papel sa isang kapaligiran sa negosyo, ang responsableng paggamit ng mga programa ng software at mga network ng kumpanya ay lubos na binabawasan ang pangangailangan ng pagpapanatili ng mga dokumento ng mahirap na kopya.Dahil ang mga dokumento ay maaaring mai -print kung kailan at kung kinakailangan, ang puwang na kinakailangan upang mag -set up ng isang elektronikong tanggapan ay makabuluhang mas maliit, isang kalamangan na partikular na mahalaga kapag ang puwang ay nasa isang premium.Sa ilang mga industriya, ang paggamit ng Virtual Office ay posible upang payagan ang mga empleyado na magtrabaho nang malayuan kaysa sa isang gitnang lokasyon, isang benepisyo na maaaring mabawasan ang mga gastos sa pagpapatakbo.