Văn phòng điện tử là gì?

Còn được gọi là một văn phòng điện tử, một văn phòng điện tử là một thuật ngữ đề cập đến bất kỳ môi trường văn phòng nào sử dụng đáng kể công nghệ máy tính để vận hành.Thuật ngữ này lần đầu tiên được đặt ra vào giữa thế kỷ 20 và bắt đầu sử dụng phổ biến trong thập kỷ của những năm 1980 khi nhiều môi trường văn phòng được phân phối bằng các phương pháp thủ công và bắt đầu phụ thuộc nhiều hơn vào sự kết hợp của máy tính để bàn, máy tính lớn và máy chủĐể quản lý một số nhiệm vụ liên quan đến công việc.Ngày nay, một văn phòng điện tử thường được đánh đồng với văn phòng ảo, liên quan đến việc sử dụng công nghệ không dây để cho phép mọi người làm việc từ hầu hết mọi nơi với loại máy tính xách tay hoặc máy tính xách tay phù hợp và kết nối không dây đáng tin cậy.Một trong những lợi ích chính của văn phòng điện tử là khả năng phụ thuộc ít hơn vào các tài liệu sao chép cứng để quản lý các nhiệm vụ kinh doanh khác nhau.Ví dụ, một chuyên gia kế toán hoặc thanh toán sẽ có thể giảm đáng kể việc sử dụng sách kế toán bản sao cứng truyền thống bằng cách sử dụng phần mềm kế toán cho đơn đặt hàng hóa đơn, tạo hóa đơn và thậm chí để đăng thanh toán nhận được trên các hóa đơn xuất sắc.Theo cách tương tự, một nhân viên bán hàng có thể được hưởng lợi từ việc sử dụng văn phòng điện tử bằng cách sử dụng cơ sở dữ liệu bán hàng thay vì duy trì các tệp giấy trên mỗi khách hàng tiềm năng và khách hàng.Ngay cả nhiều nhiệm vụ văn thư như viết thư hoặc chuẩn bị bài thuyết trình giờ đây có thể được thực hiện bằng điện tử, tiếp tục giảm mức tiêu thụ giấy đồng thời giúp việc giữ dữ liệu được tổ chức dễ dàng hơn và dễ dàng truy xuất.Một môi trường văn phòng điện tử cũng cung cấp một mức độ bảo mật cao hơn.Người dùng có thể bảo vệ mật khẩu các tài liệu khác nhau, giới hạn quyền truy cập vào cơ sở dữ liệu với mã thông minh và thậm chí khóa truy cập vào các tệp được đặt vào một số giải pháp lưu trữ dữ liệu từ xa bằng cách mã hóa quyền truy cập theo một cách nào đó.Mặc dù không hoàn hảo, mức độ bảo mật này thường được coi là một cải tiến đối với việc sử dụng tủ hồ sơ bị khóa, két sắt và kho tiền thường được sử dụng trước sự ra đời của máy tính để bàn.Trong khi văn phòng điện tử chưa loại bỏ việc sử dụng giấy trong môi trường kinh doanh, việc sử dụng các chương trình phần mềm và mạng công ty có trách nhiệm làm giảm đáng kể nhu cầu duy trì các tài liệu sao chép cứng.Vì các tài liệu có thể được in khi nào và khi cần thiết, không gian cần thiết để thiết lập một văn phòng điện tử nhỏ hơn đáng kể, một lợi thế đặc biệt quan trọng khi không gian ở mức cao.Trong một số ngành công nghiệp, việc sử dụng văn phòng ảo đã cho phép nhân viên làm việc từ xa hơn là tại một địa điểm trung tâm, một lợi ích có thể làm giảm đáng kể chi phí hoạt động.