Apa itu kantor elektronik?

Juga dikenal sebagai kantor-e, kantor elektronik adalah istilah yang mengacu pada lingkungan kantor apa pun yang memanfaatkan teknologi komputer secara signifikan untuk beroperasi.Istilah ini pertama kali diciptakan selama pertengahan abad ke -20 dan mulai digunakan secara umum selama dekade 1980 -an karena lebih banyak lingkungan kantor yang dikeluarkan dengan metode manual dan mulai lebih bergantung pada kombinasi komputer desktop, mainframe, dan serverUntuk mengelola sejumlah tugas terkait pekerjaan.Saat ini, kantor elektronik lebih umum disamakan dengan kantor virtual, yang melibatkan penggunaan teknologi nirkabel untuk memungkinkan orang bekerja dari mana saja dengan jenis laptop atau notebook yang tepat dan koneksi nirkabel yang andal.

Salah satu manfaat utama dari kantor elektronik adalah kemampuan untuk mengandalkan dokumen hard copy untuk mengelola tugas bisnis yang berbeda.Misalnya, seorang profesional akuntansi atau penagihan akan dapat secara signifikan mengurangi penggunaan buku akuntansi hard copy tradisional dengan memanfaatkan perangkat lunak akuntansi untuk menagih pesanan, membuat faktur, dan bahkan untuk memposting pembayaran yang diterima pada faktur yang luar biasa.Dengan cara yang sama, tenaga penjualan dapat mengambil manfaat dari penggunaan kantor elektronik dengan memanfaatkan database penjualan daripada memelihara file kertas pada setiap prospek dan pelanggan.Bahkan banyak tugas klerikal seperti menulis surat atau menyiapkan presentasi sekarang dapat dilakukan secara elektronik, lebih lanjut mengurangi konsumsi kertas sambil juga membuatnya lebih mudah untuk menjaga data tetap teratur dan mudah diambil.

bersama dengan mengurangi konsumsi kertas yang terkait dengan melakukan berbagai tugas,Lingkungan kantor elektronik juga menyediakan tingkat keamanan yang lebih tinggi.Pengguna dapat melindungi berbagai dokumen, membatasi akses ke database dengan kode sandi, dan bahkan mengunci akses ke file yang ditempatkan ke beberapa solusi penyimpanan data jarak jauh dengan mengenkripsi akses dengan cara tertentu.Meskipun tidak mudah, tingkat keamanan ini biasanya dianggap sebagai peningkatan atas penggunaan lemari arsip yang terkunci, brankas, dan lemari besi yang biasanya digunakan sebelum munculnya komputer desktop.

Meskipun kantor elektronik belum menghilangkan penggunaan kertas di lingkungan bisnis, penggunaan program perangkat lunak dan jaringan perusahaan yang bertanggung jawab sangat mengurangi kebutuhan memelihara dokumen salinan.Karena dokumen dapat dicetak ketika dan sebagaimana diperlukan, ruang yang diperlukan untuk mengatur kantor elektronik secara signifikan lebih kecil, keuntungan yang sangat penting ketika ruang berada pada premi.Di beberapa industri, penggunaan kantor virtual telah memungkinkan untuk memungkinkan karyawan bekerja dari jarak jauh daripada di lokasi pusat, manfaat yang dapat sangat mengurangi biaya operasional.