Τι είναι η ανάλυση των δαπανών;

Η ανάλυση των δαπανών είναι μια μέθοδος που χρησιμοποιείται από τις επιχειρήσεις για να παρακολουθεί τον τρόπο με τον οποίο δαπανώνται τα χρήματα από την εταιρεία, με τελικό στόχο τη μείωση των δαπανών.Πληροφορίες σχετικά με τους πωλητές, την αγορά και τις παραγγελίες οργανώνονται και στη συνέχεια αναλύονται για πρότυπα.Λόγω των τεράστιων ποσοτήτων πληροφοριών που εμπλέκονται, οι περισσότερες εταιρείες χρησιμοποιούν εξειδικευμένο λογισμικό για να πραγματοποιήσουν ανάλυση δαπανών.

Η διαδικασία συλλογής και ανάλυσης δεδομένων είναι πιο δύσκολη από ό, τι εμφανίζεται για πρώτη φορά.Προκειμένου η ανάλυση των δαπανών να είναι αποτελεσματική, πρέπει να ληφθούν υπόψη όλες οι πτυχές των προτύπων δαπανών των εταιρειών.Αυτές οι πληροφορίες αποθηκεύονται συνήθως σε διακριτά συστήματα υπολογιστών σε κάθε τμήμα της εταιρείας.Οι διαιρέσεις μπορούν να διαχωριστούν τόσο από την απόσταση όσο και από τη γλώσσα.Η συγκέντρωση όλων αυτών των δεδομένων και η οργάνωση σε μια χρησιμοποιήσιμη μορφή παίρνει μια μεγάλη δαπάνη χρόνου και χρήματος.

Μεγάλο μέρος της πολυπλοκότητας μπορεί να αφαιρεθεί χρησιμοποιώντας λογισμικό για να διευκολύνει την ανάλυση των δαπανών.Το πρώτο λογισμικό ανάλυσης δαπανών δημιουργήθηκε στις αρχές της δεκαετίας του 2000.Αν και εξακολουθεί να είναι πολύ ακριβό, το λογισμικό αφαιρεί την αναγκαιότητα της ανθρώπινης εργασίας και δημιουργεί μια εύκολη διεπαφή για πρόσβαση στις πληροφορίες που προκύπτουν.

Το λογισμικό λειτουργεί τραβώντας δεδομένα από τα υπάρχοντα συστήματα τήρησης αρχείων.Αυτά θα μπορούσαν να είναι απλά υπολογιστικά φύλλα, δεδομένα αποθήκης ή άλλες πηγές.Αυτά τα δεδομένα καθαρίζονται στη συνέχεια, πράγμα που σημαίνει ότι η μορφοποίηση είναι τυποποιημένη, συγχωνεύονται διπλές εγγραφές και εντοπίζονται λεπτομέρειες που λείπουν.Το λογισμικό στη συνέχεια ταξινομεί τα δεδομένα σύμφωνα με τα πρότυπα και τα πρότυπα της βιομηχανίας που καθορίζονται από την εταιρεία.Οι ειδικοί των προμηθειών μπορούν στη συνέχεια να έχουν πρόσβαση στα δεδομένα για αναφορές και ανάλυση.

Μια σημαντική πτυχή της ανάλυσης των δαπανών είναι η αξιολόγηση των προμηθευτών.Η ανάλυση των δαπανών μπορεί να δείξει ποιοι προμηθευτές παίρνουν τα περισσότερα χρήματα από την εταιρεία.Η εταιρεία μπορεί να χρησιμοποιήσει αυτές τις πληροφορίες για να διαπραγματευτεί για καλύτερες προσφορές ή να επαναπροσδιορίσει τις συμβάσεις.Οι περισσότερες εταιρείες έχουν προτιμήσει τους προμηθευτές, τους προμηθευτές που προσφέρουν τις καλύτερες υπηρεσίες ή μειωμένες τιμές για την αγορά χύδην.Η ανάλυση μπορεί να αποκαλύψει ότι οι προμήθειες ή οι υπηρεσίες που αγοράζονται επί του παρόντος από έναν μη προτιμώμενο προμηθευτή θα μπορούσαν να αγοραστούν από έναν προτιμώμενο πωλητή για λιγότερο.

Η εταιρεία μπορεί επίσης να αγοράζει παρόμοια προμήθειες ή υπηρεσίες από διάφορους προμηθευτές.Αυτό είναι γνωστό ως κατακερματισμένο εμπόρευμα.Τα χρήματα μπορούν να εξοικονομηθούν κάνοντας μια μεγάλη αγορά από έναν μόνο προμηθευτή και όχι μια σειρά μικρών αγορών από διάφορους προμηθευτές.

Η ανάλυση των δαπανών βοηθά επίσης στον εντοπισμό των δαπανών του Maverick.Αυτό συμβαίνει όταν γίνονται αγορές που δεν καλύπτονται με σύμβαση.Χωρίς σύμβαση, η εταιρεία χρεώνεται πλήρη τιμή και όχι η τιμή που καθορίζεται από μια μόνιμη σύμβαση με έναν προτιμώμενο προμηθευτή.Αυτός ο τύπος δαπανών μπορεί να κοστίσει μια εταιρεία πολλά χρήματα με την πάροδο του χρόνου.