Apa itu analisis pengeluaran?
Analisis pengeluaran adalah metode yang digunakan oleh bisnis untuk melacak bagaimana uang dihabiskan oleh perusahaan, dengan tujuan akhir mengurangi pengeluaran.Informasi tentang vendor, pembelian, dan pesanan diatur dan kemudian dianalisis untuk pola.Karena banyaknya informasi yang terlibat, sebagian besar perusahaan menggunakan perangkat lunak khusus untuk melakukan analisis pengeluaran.
Proses pengumpulan dan menganalisis data lebih sulit daripada yang pertama kali muncul.Agar analisis pengeluaran menjadi efektif, semua aspek dari pola pengeluaran perusahaan harus diperhitungkan.Informasi ini biasanya disimpan dalam sistem komputer diskrit dalam setiap divisi perusahaan.Divisi dapat dipisahkan oleh jarak dan bahasa.Mengumpulkan semua data ini dan mengaturnya menjadi format yang dapat digunakan membutuhkan pengeluaran besar waktu dan uang.
Sebagian besar kompleksitas dapat dihapus dengan menggunakan perangkat lunak untuk memfasilitasi analisis pengeluaran.Perangkat lunak analisis pengeluaran pertama dibuat pada awal 2000 -an.Meskipun masih sangat mahal, perangkat lunak ini menghilangkan kebutuhan tenaga kerja manusia dan menciptakan antarmuka yang mudah untuk mengakses informasi yang dihasilkan.
Perangkat lunak bekerja dengan menarik data dari sistem pemeliharaan rekaman yang ada.Ini bisa berupa spreadsheet sederhana, data gudang, atau sumber lain.Data ini kemudian dibersihkan, artinya pemformatan standar, catatan duplikat digabungkan, dan rincian yang hilang ditemukan.Perangkat lunak kemudian mengklasifikasikan data sesuai dengan standar dan standar industri yang ditentukan oleh perusahaan.Spesialis pengadaan kemudian dapat mengakses data untuk laporan dan analisis.
Salah satu aspek penting dari analisis pengeluaran adalah mengevaluasi pemasok.Analisis pengeluaran dapat menunjukkan pemasok mana yang mendapatkan uang paling banyak dari perusahaan.Perusahaan dapat menggunakan informasi ini untuk menawar untuk penawaran yang lebih baik atau untuk menegosiasikan kembali kontrak.Sebagian besar perusahaan lebih suka pemasok, pemasok yang menawarkan layanan terbaik atau penurunan harga untuk membeli dalam jumlah besar.Analisis dapat mengungkapkan bahwa persediaan atau layanan yang saat ini dibeli dari vendor yang tidak disukai dapat dibeli dari vendor pilihan dengan harga lebih murah.
Perusahaan juga dapat membeli pasokan atau layanan serupa dari beberapa pemasok.Ini dikenal sebagai komoditas terfragmentasi.Uang dapat dihemat dengan melakukan satu pembelian besar dari satu pemasok daripada serangkaian pembelian kecil dari beberapa pemasok.
Analisis pengeluaran juga membantu mengidentifikasi pengeluaran maverick.Ini terjadi ketika pembelian dilakukan yang tidak tercakup dalam kontrak.Tanpa kontrakm Perusahaan dikenakan harga penuh daripada harga yang dinegosiasikan yang ditentukan oleh kontrak tetap dengan pemasok pilihan.Jenis pengeluaran ini dapat menghabiskan banyak uang dari perusahaan dari waktu ke waktu.