Phân tích chi tiêu là gì?

Phân tích chi tiêu là một phương pháp được sử dụng bởi các doanh nghiệp để theo dõi cách mà công ty chi tiêu, với mục tiêu cuối cùng là giảm chi tiêu.Thông tin về các nhà cung cấp, mua hàng và đơn đặt hàng được tổ chức và sau đó được phân tích cho các mẫu.Do một lượng lớn thông tin liên quan, hầu hết các công ty sử dụng phần mềm chuyên dụng để thực hiện phân tích chi tiêu.Quá trình thu thập và phân tích dữ liệu khó khăn hơn so với lần đầu tiên xuất hiện.Để phân tích chi tiêu có hiệu quả, tất cả các khía cạnh của các mô hình chi tiêu của công ty phải được tính đến.Thông tin này thường được lưu trữ trong các hệ thống máy tính riêng biệt trong mỗi bộ phận của công ty.Các bộ phận có thể được phân tách bằng cả khoảng cách và ngôn ngữ.Thu thập tất cả các dữ liệu này và tổ chức nó thành một định dạng có thể sử dụng cần một khoản chi tiêu lớn về thời gian và tiền bạc.Phần lớn sự phức tạp có thể được loại bỏ bằng cách sử dụng phần mềm để tạo điều kiện phân tích chi tiêu.Phần mềm phân tích chi tiêu đầu tiên được tạo ra vào đầu những năm 2000.Mặc dù vẫn rất tốn kém, phần mềm sẽ loại bỏ sự cần thiết của lao động con người và tạo ra một giao diện dễ dàng để truy cập thông tin kết quả.Phần mềm hoạt động bằng cách lấy dữ liệu từ các hệ thống lưu giữ hồ sơ hiện có.Đây có thể là bảng tính đơn giản, dữ liệu kho hoặc các nguồn khác.Dữ liệu này sau đó được làm sạch, có nghĩa là định dạng được chuẩn hóa, các bản ghi trùng lặp được hợp nhất và các chi tiết bị thiếu được tìm thấy.Phần mềm sau đó phân loại dữ liệu theo tiêu chuẩn và tiêu chuẩn ngành được chỉ định bởi công ty.Các chuyên gia mua sắm sau đó có thể truy cập dữ liệu cho các báo cáo và phân tích. Một khía cạnh quan trọng của phân tích chi tiêu là đánh giá các nhà cung cấp.Phân tích chi tiêu có thể cho thấy nhà cung cấp nào đang nhận được nhiều tiền nhất từ công ty.Công ty có thể sử dụng thông tin này để mặc cả cho các giao dịch tốt hơn hoặc để đàm phán lại các hợp đồng.Hầu hết các công ty có các nhà cung cấp, nhà cung cấp ưu tiên cung cấp dịch vụ tốt nhất hoặc giảm giá để mua với số lượng lớn.Phân tích có thể tiết lộ rằng nguồn cung cấp hoặc dịch vụ hiện đang được mua từ một nhà cung cấp không được ưu tiên có thể được mua từ một nhà cung cấp ưa thích với giá thấp hơn.Công ty cũng có thể mua các vật tư hoặc dịch vụ tương tự từ một số nhà cung cấp.Điều này được gọi là hàng hóa bị phân mảnh.Tiền có thể được tiết kiệm bằng cách thực hiện một giao dịch mua lớn từ một nhà cung cấp thay vì một loạt các giao dịch mua nhỏ từ một số nhà cung cấp.Phân tích chi tiêu cũng giúp xác định chi tiêu maverick.Điều này xảy ra khi các giao dịch mua được thực hiện không được bảo hiểm theo hợp đồng.Không có hợp đồng, công ty được tính giá đầy đủ thay vì giá đàm phán được chỉ định bởi một hợp đồng thường trực với một nhà cung cấp ưu tiên.Loại chi tiêu này có thể tiêu tốn của một công ty rất nhiều tiền theo thời gian.