Τι είναι τα λογιστικά δεδομένα;

Τα λογιστικά δεδομένα είναι ένα σύνολο οικονομικών τεκμηρίωσης που υποστηρίζει μια λογιστική δήλωση.Οι άνθρωποι χρησιμοποιούν τέτοια δεδομένα για να προετοιμάσουν οικονομικές καταστάσεις και δηλώσεις και οι ελεγκτές μπορούν να το αναθεωρήσουν για να επιβεβαιώσουν την ακρίβεια μιας δήλωσης.Τα άτομα με διαφορές σχετικά με τους λογαριασμούς τους με τράπεζα ή εταιρεία μπορούν επίσης να ζητήσουν να δουν λογιστικά δεδομένα για να καθορίσουν τον τρόπο με τον οποίο η εταιρεία έφτασε σε ένα συγκεκριμένο συμπέρασμα ή ισορροπία.Αυτές οι πληροφορίες υπόκεινται σε κλήτευση σε περιπτώσεις όπου οι άνθρωποι υποψιάζονται ότι οι νόμιμες αδικίες είναι υπεύθυνες για λογιστικά προβλήματα.

Ορισμένες εταιρείες διατηρούν ηλεκτρονικά λογιστικά δεδομένα.Το προσωπικό στο τμήμα λογιστικής εισάγει οικονομικές δραστηριότητες σε ένα ηλεκτρονικό σύστημα και το σύστημα μπορεί επίσης να αντιμετωπίσει αυτόματη δραστηριότητα.Για παράδειγμα, όταν κάποιος στρέφει μια χρεωστική κάρτα στο παντοπωλείο, το σήμα θα ταξιδέψει στο λογιστικό σύστημα της τράπεζας και μια αυτόματη προσαρμογή θα συμβεί για να αντικατοπτρίζει την αγορά.Μπορεί να είναι διαθέσιμα σκληρά αντίγραφα για την υποστήριξη της ηλεκτρονικής τεκμηρίωσης.

Άλλα λογιστικά δεδομένα είναι διαθέσιμα σε μορφή χαρτιού.Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει πράγματα όπως προσωπικά βιβλία επιταγών, αποδείξεις και ούτω καθεξής.Οι εταιρείες με αρχεία χαρτιού τα αποθηκεύουν σε ασφαλή τοποθεσία για να αποτρέψουν τις απώλειες και ενδέχεται να κάνουν αντίγραφα για αναφορά και ευκολία για να βεβαιωθούν ότι θα έχουν πρόσβαση στις πληροφορίες όταν το χρειάζονται.Μερικές φορές, μπορούν να ληφθούν βήματα για την ψηφιοποίηση αυτών των δεδομένων για να γίνει πιο βολικό και εύκολο στην πρόσβαση και ορισμένα παλιά αρχεία μπορούν να αποθηκευτούν σε μικροφίλμ ή σε άλλες αρχειακές μορφές επειδή η αρχική τεκμηρίωση δεν είναι πλέον διαθέσιμη.

Ο νόμος απαιτεί τους ανθρώπους ναΔιατηρήστε τα λογιστικά δεδομένα για μια καθορισμένη χρονική περίοδο, όπως επτά χρόνια.Μετά από αυτή την περίοδο, οι άνθρωποι μπορούν να επιλέξουν να καταστρέψουν ή να καταστρέψουν τα παλιά οικονομικά αρχεία, αν και πολλές εταιρείες επιλέγουν να το διατηρήσουν, καθώς μπορεί να είναι πολύτιμες στο μέλλον για έρευνες, αναφορές σύγκρισης και άλλες δραστηριότητες.Άτομα όπως οι φορολογικοί ελεγκτές και οι ρυθμιστικές αρχές μπορούν να ζητήσουν πλήρη λογιστικά δεδομένα εάν έχουν ανησυχίες σχετικά με τις οικονομικές καταστάσεις και θέλουν να επαληθεύσουν τις πληροφορίες για τον εαυτό τους.Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει ενδείξεις ότι λείπουν πληροφορίες, τεκμηρίωση σε χαρτί που δεν ταιριάζουν με τις δηλώσεις που έγιναν και άλλα σημάδια αδικημάτων ή λαθών.Όταν κάποιος πρέπει να αναθεωρήσει μεγάλους όγκους λογιστικών δεδομένων, μπορεί να εμπλακεί μια ομάδα ανθρώπων, για να περάσει από το υλικό, καθώς και να ελέγξει το έργο των άλλων για να βεβαιωθεί ότι τίποτα δεν δραπετεύει τις δραστηριότητες ελέγχου τους.