Τι είναι το λογισμικό παρακολούθησης χρόνου;

Το λογισμικό παρακολούθησης χρόνου, γνωστό και ως λογισμικό Timesheet, είναι ένας εξειδικευμένος τύπος λογισμικού λογιστικής που χρησιμοποιείται για τη διατήρηση φύλλων χρόνου για κάθε άτομο μέσα σε μια εταιρεία.Η χρήση λογισμικού συχνά διευκολύνει τους υπαλλήλους και τη διοίκηση να παρακολουθούν το χρόνο τους στην εργασία.Αυτό βοηθά στη διατήρηση αρχείων, όπως η παρακολούθηση του χρόνου αποζημίωσης, η παρακολούθηση του χρόνου διακοπών και η παρακολούθηση της άδειας ασθενείας πιο εύκολα.

Αυτός ο τύπος λογισμικού επιτρέπει στους υπαλλήλους να εισέλθουν στο χρόνο τους στο πρόγραμμα, όπου μπορεί να εγκριθεί ή να απορριφθεί από επόπτες ή διαχειριστές έργων.Κάνει τη διαδικασία παρακολούθησης των εργαζομένων πιο γρήγορη και ευκολότερη, καθώς και καθιστώντας ευκολότερη την προγραμματισμό άλλων έργων.

Το λογισμικό παρακολούθησης χρόνου έρχεται σε πολλές μορφές.Το αυτόνομο λογισμικό, για παράδειγμα, μπορεί να χρησιμοποιηθεί μόνο για την καταγραφή των φύλλων χρόνου και για τη δημιουργία αναφορών.Οι μικρότερες εταιρείες μπορεί να διαπιστώσουν ότι αυτό είναι το μόνο πρόγραμμα που απαιτείται για να ολοκληρωθεί η εργασία.

Για μεγαλύτερες εταιρείες, υπάρχει διαθέσιμο λογισμικό που ενσωματώνεται σε ένα λογιστικό σύστημα.Αυτός ο τύπος λογισμικού παρακολούθησης χρόνου λειτουργεί με δεδομένα που τροφοδοτούνται απευθείας σε λογαριασμούς της εταιρείας.Το πλεονέκτημα αυτής της μεθόδου είναι ότι το λογισμικό παρακολούθησης μπορεί να συνδεθεί με την μισθοδοσία και τον εξορθολογισμό αυτού του τμήματος της επιχείρησης.Το λογισμικό που είναι ενσωματωμένο σε ένα σύστημα χρέωσης μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για τη δημιουργία τιμολογίων.Τυπικά χρησιμοποιείται από εργολάβους και επαγγελματίες, όπως οι δικηγόροι, επειδή διευκολύνει τον χρόνο να χρεώνεται χρόνο στους πελάτες.

Ορισμένες εκδόσεις του λογισμικού παρακολούθησης χρόνου ενσωματώνονται στα συστήματα διαχείρισης έργων.Με αυτόν τον τρόπο, το λογισμικό μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να βοηθήσει να γραφτεί η εργασία και ο χρόνος που δαπανάται σε κάθε έργο ή εργασία.Αυτός ο τύπος συστήματος χρησιμοποιείται από εταιρείες που έχουν μεγάλα έργα που μπορούν να διαρκέσουν πολλούς μήνες για να ολοκληρωθούν.

Εάν ο χρόνος πρέπει να παρακολουθείται, είναι σημαντικό το λογισμικό να κινηθεί τόσο γρήγορα όσο το άτομο που το χρησιμοποιεί.Επιπλέον, τα καλύτερα προγράμματα επιτρέπουν στο χρήστη να ενσωματώνει συστήματα, που κυμαίνονται από την χρέωση έως την παρακολούθηση δαπανών έως τις λίστες "να κάνουν".Το λογισμικό παρακολούθησης χρόνου θα πρέπει επίσης να επιτρέπει την ακριβή παρακολούθηση χρόνου με ευέλικτη αναφορά.Τα περισσότερα συστήματα επιτρέπουν στον χρήστη να προσαρμόζει αναφορές καθορίζοντας ποιες πληροφορίες είναι σημαντικές για μια συγκεκριμένη εργασία ή έργο.

Οι ακριβείς πληροφορίες προόδου μπορούν να βοηθήσουν το άτομο ή την εταιρεία να εντοπίσει τομείς ανησυχίας, καθώς και ποια καθήκοντα χρειάζονται πολύ χρόνο για να ολοκληρωθούν σε μια δεδομένη στιγμή.Στην περίπτωση παρακολούθησης χρόνου των εργαζομένων, επιτρέπει στον χρήστη να δει ποιοι εργαζόμενοι χρησιμοποιούν το χρόνο τους πιο αποτελεσματικά και ποιες χρειάζονται βελτίωση.