Πώς μπορώ να επιλέξω τον καλύτερο μηχάνημα απαντήσεων γραφείου;

Συγκρίνοντας τα μηχανήματα απαντήσεων γραφείου και η επιλογή του σωστού μπορεί να αποδείξει μια πρόκληση, καθώς υπάρχουν πολλά που πρέπει να εξεταστούν.Για παράδειγμα, μπορείτε να συγκρίνετε τα μηχανήματα με βάση τον αριθμό των μηνυμάτων που μπορούν να καταγράψουν καθώς και το μήκος που επιτρέπεται για εγγραφές.Μπορείτε επίσης να τα συγκρίνετε με βάση το αν μπορείτε να τα χειριστείτε εξ αποστάσεως και τα απομακρυσμένα χαρακτηριστικά που περιλαμβάνουν.Ο αριθμός των διαθέσιμων γραμματοκιβωτίων και η ευκολία με την οποία μπορείτε να διαχειριστείτε τα μηνύματά σας μπορεί επίσης να επηρεάσει σε μεγάλο βαθμό την απόφασή σας.

Ο αριθμός των μηνυμάτων που μπορεί να κρατήσει ένας μηχανισμός απαντήσεων θα έχει πιθανώς καλή συμφωνία όταν προσπαθείτε να επιλέξετε τον καλύτερο μηχάνημα απαντήσεων γραφείου.Αυτό οφείλεται στο γεγονός ότι τα χαμένα μηνύματα μπορούν να μεταφραστούν σε δυσαρεστημένους πελάτες, χαμένες πωλήσεις και χαμένες ευκαιρίες.Ως εκ τούτου, μπορείτε να κάνετε καλά για να επιλέξετε ένα μηχάνημα που μπορεί να κρατήσει πολλά μηνύματα ταυτόχρονα και σας επιτρέπει να αποφασίσετε το ελάχιστο και το μέγιστο μήκος μηνύματος που θα καταγράψει.Με αυτόν τον τρόπο, εάν χρειάζεστε τους πελάτες σας να αφήσουν ένα λεπτομερές μήνυμα, μπορείτε να επιλέξετε ένα κατάλληλο μήκος μηνύματος και να το κάνετε λιγότερο πιθανό ότι θα αποκομιστούν στα μισά του δρόμου.

Η δυνατότητα διαχείρισης των μηνυμάτων εξ αποστάσεως μπορεί επίσης να είναι ένα σημαντικό θέμα όταν ψωνίζετε για ένα μηχάνημα απαντήσεων γραφείου.Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε τη δυνατότητα να καλέσετε και να αναθεωρήσετε μηνύματα, ακόμη και αν είστε μακριά από τη φυσική μηχανή.Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο όταν πρέπει να ανακτήσετε μηνύματα μετά από κανονικές ώρες λειτουργίας ή ενώ ταξιδεύετε.Μπορεί επίσης να αποδειχθεί ευεργετική εάν δεν μπορείτε να το κάνετε στον τόπο της επιχείρησής σας για την ημέρα και θέλετε να αλλάξετε την καταγραφή των καλούντων σας ακούν.

Εάν υπάρχουν περισσότερα από ένα άτομα που θα λάβουν μηνύματα στο μηχάνημα απαντήσεων του γραφείου, μπορείτε να εξετάσετε επιλογές που παρέχουν περισσότερα από ένα κουτί φωνητικών μηνυμάτων.Με αυτόν τον τύπο μηχανής, μπορείτε να καταγράψετε ένα εξερχόμενο μήνυμα που λέει στους καλούντες να πατήσουν έναν συγκεκριμένο αριθμό για να αφήσουν ένα μήνυμα για το άτομο που προσπαθεί να φτάσει.Επιπλέον, ενδέχεται να προτιμάτε ένα μηχάνημα που σας επιτρέπει να δημιουργήσετε ένα διαφορετικό εξερχόμενο μήνυμα και για κάθε καλούντα.

Η διαδικασία που θα πρέπει να υποβληθείτε για να αποθηκεύσετε και να διαγράψετε μηνύματα μπορεί επίσης να επηρεάσει την απόφασή σας όταν προσπαθείτε να επιλέξετε το καλύτερο γραφείοτηλεφωνητής.Για παράδειγμα, ενδέχεται να προτιμάτε ένα μηχάνημα που σας επιτρέπει να διαγράψετε ή να αποθηκεύσετε μερικά από τα μηνύματα του τηλεφωνητή σας χωρίς να έχετε την επιλογή σας να επηρεάσει κάθε φωνητικό ταχυδρομείο στα εισερχόμενά σας.Μπορεί επίσης να προτιμάτε ένα μηχάνημα που σας επιτρέπει να παραλείψετε τα μηνύματα που έχετε ήδη ακούσει όταν τα παίζετε πίσω.Με αυτόν τον τρόπο, δεν χρειάζεται να περάσετε από μια μακρά σειρά εγγραφών για να επιστρέψετε σε αυτό το σημαντικό καλούντα.