Comment rédiger un plan de gestion des tâches?
La rédaction d'un plan de gestion des tâches consiste à fixer des objectifs, à répertorier les priorités, à planifier et à élaborer des plans alternatifs pour gérer des problèmes imprévus.Chaque zone du plan doit être clairement définie pour fournir un plan pour les activités pour respecter les délais et terminer les travaux assignés.Un plan de gestion des tâches peut inclure la documentation des progrès à chaque étape d'un projet pour évaluer si les objectifs sont atteints.Il devrait également déterminer les ressources nécessaires et permettre la déclaration du résultat.
La première étape dans la rédaction d'un plan de gestion des tâches définit le travail nécessitant une attention.Il définit également des délais pour chaque tâche par jour, semaine ou mois.La partie de fixation des objectifs du plan décrit quels emplois doivent être accomplis dans chaque période.Cette liste des attentes pourrait inclure une section sur les questions qui pourraient interférer avec les délais et comment ces problèmes peuvent être traités.
Une liste des priorités maintient généralement un projet organisé et donne aux employés un moyen de déterminer les tâches qui nécessitent une attention immédiate.Les tâches urgentes définissent les travaux qui doivent être traités immédiatement, comme traiter avec les appels téléphoniques et les visiteurs qui s'arrêtent.Les emplois considérés comme urgents et importants pourraient survenir dans une situation de crise.Les tâches sans importance incluent généralement la visite avec les collègues ou la participation aux affaires personnelles au travail.
La planification de chaque tâche représente un autre composant de la rédaction d'un plan de gestion des tâches.Des délais doivent être créés pour chaque emploi nécessaire pour terminer l'ensemble du projet.Ces délais doivent être réalistes et considérer les ressources financières et humaines disponibles.Les ressources peuvent varier selon le projet, dans les contraintes budgétaires.Un plan de gestion des tâches devrait analyser les ressources nécessaires et déterminer si l'entreprise est disposée à investir dans des ressources pour respecter les délais.
Les plans de sauvegarde pourraient être conçus pour faire face à des problèmes inattendus qui surgissent.Les plans de gestion des tâches devraient prévoir des stratégies alternatives pour traiter les événements imprévus.Ces plans alternatifs préparent les employés à gérer rapidement les problèmes sans avoir besoin de redéfinir les objectifs ou de fixer de nouvelles priorités.
Une fois le plan de gestion des tâches rédigé, il doit être partagé avec des collègues qui travailleront ensemble sur le projet.Si le plan appelle à déléguer des emplois à différents collègues ou à différents services au sein de l'organisation, ces problèmes peuvent être clarifiés en discutant du plan.Ce processus garantit que tout le monde travaille à partir du même plan pour atteindre les objectifs.
La dernière étape de la préparation d'un plan de gestion des tâches implique une méthode de suivi des progrès, en particulier sur les grands projets décomposés en sous-tâches.En surveillant les progrès, les superviseurs peuvent identifier les domaines qui ont besoin de plus de ressources pour garder le travail sur la bonne voie.Ils pourraient également découvrir des zones faibles par le département ou l'employé, où les travaux s'enlisent.