Hur skriver jag en uppgiftshanteringsplan?

Att skriva en uppgiftshanteringsplan innebär att sätta mål, lista prioriteringar, schemalägga och utforma alternativa planer för att hantera oförutsedda glitches.Varje område i planen bör tydligt definieras för att tillhandahålla en plan för aktiviteter för att uppfylla tidsfrister och fullständigt tilldelat arbete.En uppgiftshanteringsplan kan inkludera dokumentation av framsteg vid varje steg i ett projekt för att utvärdera om mål uppnås.Det bör också bestämma de resurser som behövs och tillåta rapportering av resultatet.

Det första steget i att skriva en arbetshanteringsplan definierar arbete som behöver uppmärksamhet.Det anger också tidslinjer för varje uppgift om dag, vecka eller månad.Den målinställda delen av planen beskriver vilka jobb som ska åstadkommas inom varje tidsperiod.Denna lista över förväntningar kan innehålla ett avsnitt om frågor som kan störa tidsfristerna och hur dessa problem kan hanteras.

En lista över prioriteringar håller vanligtvis ett projekt organiserat och ger anställda ett sätt att bestämma uppgifter som behöver omedelbar uppmärksamhet.Brådskande uppgifter definierar arbete som måste hanteras omedelbart, till exempel att hantera telefonsamtal och besökare som släpper in. Viktiga uppgifter kan inkludera planering för ett kommande möte eller presentation som påverkar företaget.Jobb som betraktas som brådskande och viktiga kan uppstå i en krissituation.Oviktiga uppgifter inkluderar vanligtvis att besöka med kollegor eller ta hand om personliga affärer när de är på jobbet.

Schemaläggning av varje uppgift representerar en annan del av att skriva en uppgiftshanteringsplan.Tidslinjer bör skapas för varje jobb som krävs för att slutföra hela projektet.Dessa tidslinjer bör vara realistiska och överväga de ekonomiska och mänskliga resurserna tillgängliga.Resurser kan variera beroende på projekt inom budgetbegränsningar.En uppgiftshanteringsplan bör analysera resurser som behövs och avgöra om företaget är villigt att investera i resurser för att uppfylla tidsfristerna.

Säkerhetsplaner kan utformas för att hantera oväntade frågor som dyker upp.Uppgiftshanteringsplaner bör tillhandahålla alternativa strategier för att hantera oförutsedda händelser.Dessa alternativa planer förbereder anställda att snabbt hantera frågor utan att behöva omdefiniera mål eller sätta nya prioriteringar.

När uppgiftshanteringsplanen har skrivits bör den delas med kollegor som kommer att arbeta tillsammans om projektet.Om planen kräver delegering av jobb till olika kollegor eller olika avdelningar inom organisationen, kan dessa frågor klargöras genom att diskutera planen.Denna process säkerställer att alla arbetar från samma plan för att uppnå målen.

Det sista steget i att förbereda en uppgiftshanteringsplan innebär en metod för att spåra framsteg, särskilt på stora projekt uppdelade i undertask.Genom att övervaka framsteg kan handledare identifiera områden som behöver mer resurser för att hålla jobbet på rätt spår.De kan också upptäcka svaga områden efter avdelning eller anställd, där arbetet fastnar.