Come scrivo un piano di gestione delle attività?
La scrittura di un piano di gestione delle attività prevede la definizione di obiettivi, l'elenco delle priorità, la pianificazione e la formazione di piani alternativi per gestire problemi imprevisti.Ogni area del piano dovrebbe essere chiaramente definita per fornire un progetto per le attività per rispettare le scadenze e completare il lavoro assegnato.Un piano di gestione delle attività potrebbe includere la documentazione dei progressi in ogni fase di un progetto per valutare se gli obiettivi vengono raggiunti.Dovrebbe anche determinare le risorse necessarie e consentire la segnalazione del risultato.
Il primo passo nello scrivere un piano di gestione delle attività definisce il lavoro che necessita di attenzione.Imposta anche le tempistiche per ogni attività di giorno, settimana o mese.La parte di definizione degli obiettivi del piano descrive quali posti di lavoro dovrebbero essere svolti entro ogni periodo di tempo.Questo elenco di aspettative potrebbe includere una sezione su questioni che potrebbero interferire con le scadenze e il modo in cui questi problemi possono essere gestiti.
Un elenco di priorità in genere mantiene organizzato un progetto e offre ai dipendenti un modo per determinare compiti che necessitano di attenzione immediata.Le attività urgenti definiscono il lavoro che deve essere gestito immediatamente, come trattare con telefonate e visitatori che entrano. Compiti importanti potrebbero includere la pianificazione per una riunione o una presentazione che influisce sulla società.I lavori considerati urgenti e importanti potrebbero sorgere in una situazione di crisi.Le attività non importanti in genere includono la visita con i colleghi o la partecipazione a affari personali durante il lavoro.
La pianificazione di ciascuna attività rappresenta un altro componente della scrittura di un piano di gestione delle attività.Le tempistiche dovrebbero essere create per ogni lavoro necessario per completare l'intero progetto.Queste tempistiche dovrebbero essere realistiche e considerare le risorse finanziarie e umane disponibili.Le risorse potrebbero variare in base al progetto, all'interno dei vincoli di bilancio.Un piano di gestione delle attività dovrebbe analizzare le risorse necessarie e determinare se la società è disposta a investire in risorse per rispettare le scadenze.
I piani di backup potrebbero essere ideati per affrontare questioni inaspettate che spuntano.I piani di gestione delle attività dovrebbero prevedere strategie alternative per gestire eventi imprevisti.Questi piani alternativi preparano i dipendenti a gestire rapidamente i problemi senza la necessità di ridefinire gli obiettivi o stabilire nuove priorità.
Una volta scritto il piano di gestione delle attività, dovrebbe essere condiviso con i colleghi che lavoreranno insieme sul progetto.Se il piano prevede di delegare posti di lavoro a diversi colleghi o dipartimenti diversi all'interno dell'organizzazione, tali problemi possono essere chiariti discutendo del piano.Questo processo assicura che tutti stiano lavorando con lo stesso progetto per raggiungere gli obiettivi.
Il passo finale nella preparazione di un piano di gestione delle attività prevede un metodo di monitoraggio dei progressi, in particolare su grandi progetti suddivisi in sottoinsieme.Monitorando i progressi, i supervisori potrebbero identificare aree che necessitano di più risorse per mantenere il lavoro in pista.Potrebbero anche scoprire aree deboli per dipartimento o dipendente, dove il lavoro viene impantanato.