Hvordan skriver jeg en oppgavestyringsplan?

Å skrive en oppgavestyringsplan innebærer å sette mål, oppgi prioriteringer, planlegging og utarbeide alternative planer for å håndtere uforutsette feil.Hvert område av planen skal være klart definert for å gi en blåkopi for aktiviteter for å oppfylle frister og fullstendig tildelt arbeid.En oppgavestyringsplan kan omfatte dokumentasjon av fremgang på hvert trinn i et prosjekt for å evaluere om mål blir oppfylt.Den bør også bestemme ressursene som trengs og tillate rapportering av utfallet.

Det første trinnet med å skrive en oppgavestyringsplan definerer arbeid som trenger oppmerksomhet.Den setter også tidslinjer for hver oppgave om dag, uke eller måned.Den målsetting av delen av planen beskriver hvilke jobber som skal utføres innen hver tidsperiode.Denne listen over forventninger kan inneholde et avsnitt om spørsmål som kan forstyrre frister og hvordan disse problemene kan håndteres.

En liste over prioriteringer holder typisk et prosjekt organisert og gir ansatte en måte å bestemme oppgaver som trenger øyeblikkelig oppmerksomhet.Hastighetsoppgaver definerer arbeid som må håndteres umiddelbart, for eksempel å håndtere telefonsamtaler og besøkende som kommer inn. Viktige oppgaver kan omfatte planlegging for et kommende møte eller presentasjon som påvirker selskapet.Jobber ansett som presserende og viktige kan oppstå i en krisesituasjon.Uviktige oppgaver inkluderer vanligvis besøk med kolleger eller ivaretar personlig virksomhet mens de er på jobb.

Planlegging av hver oppgave representerer en annen komponent i å skrive en oppgavestyringsplan.Tidslinjer skal opprettes for hver jobb som er nødvendig for å fullføre hele prosjektet.Disse tidslinjene skal være realistiske og vurdere de økonomiske og menneskelige ressursene som er tilgjengelige.Ressurser kan variere etter prosjekt, innenfor budsjettbegrensninger.En oppgavestyringsplan bør analysere ressurser som trengs og avgjøre om selskapet er villig til å investere i ressurser for å oppfylle tidsfrister.

Sikkerhetskopieringsplaner kan bli utviklet for å håndtere uventede problemer som dukker opp.Oppgavestyringsplaner bør sørge for alternative strategier for å håndtere uventede hendelser.Disse alternative planene forbereder ansatte til å håndtere problemer raskt uten behov for å omdefinere mål eller sette nye prioriteringer.

Når oppgavestyringsplanen er skrevet, bør den deles med kolleger som skal samarbeide om prosjektet.Hvis planen krever delegering av jobber til forskjellige kolleger eller forskjellige avdelinger i organisasjonen, kan disse spørsmålene avklares ved å diskutere planen.Denne prosessen sikrer at alle jobber fra den samme blåkopien for å oppnå målene.

Det siste trinnet med å utarbeide en oppgavestyringsplan innebærer en metode for å spore fremgang, spesielt på store prosjekter fordelt på subtasks.Ved å overvåke fremgangen, kan veiledere identifisere områder som trenger mer ressurser for å holde jobben på sporet.De kan også oppdage svake områder etter avdeling eller ansatt, der arbeidet blir fast.