Jak napisać plan zarządzania zadaniami?

Pisanie planu zarządzania zadaniami obejmuje ustalanie celów, notowanie priorytetów, planowanie i opracowanie alternatywnych planów radzenia sobie z nieprzewidzianymi usterkami.Każdy obszar planu powinien być wyraźnie zdefiniowany, aby zapewnić plan działań w celu spełnienia terminów i pełnej przydzielonej pracy.Plan zarządzania zadaniami może obejmować dokumentację postępu na każdym etapie projektu w celu oceny, czy cele są osiągnięte.Powinien również określić potrzebne zasoby i umożliwić zgłoszenie wyniku.

Pierwszy krok w pisaniu plan zarządzania zadaniami definiuje pracę wymagającą uwagi.Ustawia również harmonogram dla każdego zadania w dzień, tydzień lub miesiąc.Część planu wyznaczania celów opisuje, które zadania należy osiągnąć w każdym okresie.Ta lista oczekiwań może zawierać sekcję problemów, które mogą zakłócać terminy oraz sposób, w jaki można poradzić sobie z tymi problemami.

Lista priorytetów zazwyczaj prowadzi projekt i daje pracownikom sposób na określenie zadań wymagających natychmiastowej uwagi.Pilne zadania określają pracę, którą należy natychmiast rozwiązać, takie jak rozmowa z rozmowami telefonicznymi i odwiedzającymi, którzy wpadają. Ważne zadania mogą obejmować planowanie nadchodzącego spotkania lub prezentacji, która wpływa na firmę.Praca uważana za pilną i ważną może powstać w sytuacji kryzysowej.Nieistotne zadania zazwyczaj obejmują wizytę w współpracownikach lub uczestnictwo w osobistym biznesie podczas pracy.

Planowanie każdego zadania reprezentuje inny element pisania planu zarządzania zadaniami.Na każde zadanie niezbędne do ukończenia całego projektu powinny być utworzone harmonogramy.Te linie czasu powinny być realistyczne i uwzględniać dostępne zasoby finansowe i ludzkie.Zasoby mogą się różnić w zależności od projektu, w ramach ograniczeń budżetowych.Plan zarządzania zadaniami powinien przeanalizować potrzebne zasoby i ustalić, czy firma jest gotowa inwestować w zasoby w celu spełnienia terminów.

Plany tworzenia kopii zapasowych mogą zostać opracowane, aby poradzić sobie z nieoczekiwanymi problemami, które pojawiają się.Plany zarządzania zadaniami powinny przewidzieć alternatywne strategie radzenia sobie z nieoczekiwanymi wydarzeniami.Te alternatywne plany przygotowują pracowników do szybkiego rozwiązywania problemów bez konieczności przedefiniowania celów lub ustalania nowych priorytetów.

Po napisaniu planu zarządzania zadaniami należy go udostępnić kolegom, którzy będą współpracować nad projektem.Jeśli plan wymaga przekazywania miejsc pracy różnym współpracownikom lub różnym działom w organizacji, kwestie te można wyjaśnić poprzez omówienie planu.Ten proces zapewnia, że wszyscy pracują z tego samego planu, aby osiągnąć cele.

Ostatnim krokiem w przygotowaniu planu zarządzania zadaniami jest metoda śledzenia postępów, szczególnie w przypadku dużych projektów podzielonych na subtelnie.Monitorując postępy, nadzorcy mogą zidentyfikować obszary, które potrzebują więcej zasobów, aby utrzymać pracę na dobrej drodze.Mogą również odkryć słabe obszary przez dział lub pracownika, w których prace ulegają zagięciu.