Hvordan skriver jeg en opgavestyringsplan?

At skrive en opgavestyringsplan involverer at sætte mål, liste prioriteter, planlægning og udtænke alternative planer om at håndtere uforudsete fejl.Hvert område i planen skal defineres klart for at give en plan for aktiviteter, der skal overholde frister og fuldstændigt tildelt arbejde.En opgavestyringsplan kan omfatte dokumentation af fremskridt på hvert trin i et projekt for at evaluere, om mål bliver opfyldt.Det skal også bestemme de nødvendige ressourcer og tillade rapportering af resultatet.

Det første skridt ved at skrive en opgavestyringsplan definerer arbejde, der har brug for opmærksomhed.Det sætter også tidslinjer for hver opgave om dag, uge eller måned.Den målsætningsdel af planen beskriver, hvilke job der skal udføres inden for hver periode.Denne liste over forventninger kan omfatte et afsnit om spørgsmål, der kan forstyrre frister, og hvordan disse problemer kan håndteres.

En liste over prioriteter holder typisk et projekt organiseret og giver medarbejderne en måde at bestemme opgaver, der har brug for øjeblikkelig opmærksomhed.Hastende opgaver definerer arbejde, der skal håndteres øjeblikkeligt, såsom at håndtere telefonopkald og besøgende, der kommer ind. Vigtige opgaver kan omfatte planlægning af et kommende møde eller præsentation, der påvirker virksomheden.Job, der betragtes som presserende og vigtige, kan opstå i en krisesituation.Imidlertid inkluderer uvæsentlige opgaver besøgende med kolleger eller til at tage sig af personlig forretning, mens de er på arbejde.

Planlægning af hver opgave repræsenterer en anden komponent i at skrive en opgavestyringsplan.Tidslinjer skal oprettes for hvert job, der er nødvendigt for at gennemføre hele projektet.Disse tidslinjer skal være realistiske og overveje de tilgængelige økonomiske og menneskelige ressourcer.Ressourcer kan variere efter projekt inden for budgetbegrænsninger.En opgavestyringsplan skal analysere de nødvendige ressourcer og afgøre, om virksomheden er villig til at investere i ressourcer til at overholde frister.

Back-up-planer kan være udtænkt til at håndtere uventede problemer, der vokser op.Planer for opgavestyring skal give mulighed for alternative strategier til at håndtere uventede begivenheder.Disse alternative planer forbereder medarbejderne til hurtigt at håndtere spørgsmål uden behov for at omdefinere mål eller sætte nye prioriteter.

Når opgavestyringsplanen er skrevet, skal den deles med kolleger, der vil arbejde sammen om projektet.Hvis planen opfordrer til at delegere job til forskellige kolleger eller forskellige afdelinger i organisationen, kan disse spørgsmål afklares ved at diskutere planen.Denne proces sikrer, at alle arbejder fra den samme plan for at nå målene.

Det sidste trin i udarbejdelse af en opgavestyringsplan involverer en metode til sporing af fremskridt, især på store projekter opdelt i underopgaver.Ved at overvåge fremskridt kan tilsynsførere muligvis identificere områder, der har brug for flere ressourcer for at holde jobbet på sporet.De kan også opdage svage områder efter afdeling eller medarbejder, hvor arbejdet bliver forkælet.