Qu'est-ce que le support du front office?

Le soutien du front office implique une série de tâches nécessaires pour maintenir le bon fonctionnement quotidien d'une entreprise.Ces tâches incluent souvent la mise en place d'appels téléphoniques clients aux départements appropriés, la réponse aux questions des clients, le dépôt de documents, la saisie des données dans des logiciels informatiques pertinents et le traitement des transactions financières.Divers types d'emplois de soutien au front office sont adaptés à différentes entreprises et organisations.Les bureaux des frontaux médicaux, juridiques, éducatifs et des petites entreprises ont chacun des responsabilités uniques, bien que l'objectif général d'un front office soit de présenter une image professionnelle et efficace de l'organisation au public.

Divers emplois de front office incluent ceux des commis,réceptionnistes et assistants administratifs.Ces emplois viennent généralement avec différents niveaux de responsabilité, en fonction de l'expérience et de l'éducation des employés, et les tâches associées peuvent parfois se chevaucher pour le personnel du front office dans les petites organisations.Les commis de fichiers sont souvent chargés de conserver les enregistrements organisés des documents imprimés et de saisir les informations clients actuelles dans les programmes de base de données ou de calculs informatiques.Les réceptionnistes accueillent principalement les clients entrant dans le front office et répondent aux appels téléphoniques entrants, et ils transfèrent également généralement des appels vers d'autres départements via un système téléphonique multi-lignes.Les assistants administratifs peuvent effectuer ces tâches de dépôt et de service client en plus de disposer de leurs employeurs les horaires quotidiens et du traitement de texte une variété de documents.

Selon la taille et les ressources d'une entreprise donnée, le personnel de soutien du front office peut également être responsable de certains types de transactions financières clients.Ils peuvent traiter les paiements par carte de crédit pour les produits ou les services et émettre les clients de leurs reçus pour ces paiements.Certaines organisations qui sous-traitent leur traitement de la paie peuvent nécessiter l'un de leurs travailleurs de soutien du front office pour récupérer les chèques finis de la société de paie.Cet employé est alors parfois responsable de la distribution des chèques au reste du bureau en temps opportun.

Étant donné qu'un système de soutien au front-office est un élément important de toute organisation, de nombreuses entreprises effectuent une analyse du front office à intervalles réguliers.Ce type d'étude de contrôle de la qualité examine l'efficacité, l'organisation et le professionnalisme du personnel du front office et formule des moyens de faire des améliorations nécessaires.Les résultats d'une analyse du front office constituent parfois la base de la promotion et des décisions d'augmentation des salaires pour les employés du front office.Le personnel de soutien du front office qui reçoit des avis positifs d'une analyse est généralement ceux qui sont en mesure d'interagir bien avec les clients, de travailler ensemble en équipe et d'effectuer leurs tâches avec peu ou pas d'erreurs.