Qu'est-ce que la spécification du processus?
La spécification du processus est la fourniture de directions claires et détaillées pour permettre à quiconque de suivre une série d'étapes pour effectuer une tâche telle que la mise en place d'un objet ou la mise en forme correcte d'un rapport.Ces étapes peuvent suivre un ensemble rigide de règles pour les rendre aussi standardisés que possible afin qu'un lecteur puisse facilement les comprendre.Dans d'autres cas, la spécification du processus peut inclure un langage ou des sujets de discussion non standard et peut être moins universellement compréhensible.
Dans une spécification de processus, le lecteur suit une série d'étapes présentées sous la forme d'un graphique de flux.À chaque étape, il peut y avoir des fourches pour refléter différentes approches du processus ou différents produits finaux.Si le lecteur suit exactement les étapes, elle finira avec un produit final qui devrait être indiscernable de celui produit par une autre personne qui suit les mêmes instructions.La spécification de processus peut permettre des produits produits individuellement, ou il peut fournir des instructions pour la production de masse à l'aide d'équipements de fabrication.
Les fabricants utilisent des spécifications de processus pour assurer une réalisation standardisée et précise des projets.Ce document peut être envoyé dans une autre usine, qui pourra produire exactement le même produit final en suivant les étapes.Les étapes détaillent les types de matériaux à utiliser, leurs couleurs et la méthode d'assemblage, en plus de fournir des dessins détaillés et des discussions sur les techniques de fabrication.Les documents clairs permettent de reproduire des produits sans les instructions personnelles d'une personne ayant une expérience dans leur fabrication.
La fabrication n'est pas la seule tâche qui peut être standardisée avec la spécification de processus.Le développement de logiciels, la génération de documents et d'autres tâches peuvent être effectués avec des directives de nature similaire.Dans tous les cas, l'objectif est de créer des directions claires et compréhensibles qui seront exécutables par toute personne ayant une formation de base dans ce domaine d'intérêt.Un assistant administratif familier avec les programmes de traitement de texte, par exemple, peut suivre des instructions pour créer un rapport pour l'utilisation des administrateurs. La rédaction d'une spécification de processus nécessite une compréhension détaillée du processus et du langage utilisé dans cette industrie particulière.Pour certains processus, des guides de terminologie standardisée et de conventions sont disponibles.Celles-ci peuvent être une ressource utile à la fois pour le personnel qui prépare les spécifications et les membres du personnel qui peuvent avoir besoin de les lire et de les suivre.Si des questions sur la spécification du processus se posent, le guide peut souvent fournir la réponse en définissant la langue utilisée et en permettant au lecteur de comprendre exactement ce que l'on entend par une déclaration donnée.