Qu'est-ce que la gestion des dossiers?
La gestion des enregistrements (RM) est un processus de gestion des enregistrements du moment où ils sont créés au point de disposer de leur disposition.Les personnes qui pratiquent la gestion des dossiers ont généralement des diplômes universitaires et une formation spécialisée dans ce domaine, y compris une formation pour des types spécifiques d'industries et d'entreprises.Pour les grandes institutions, la gestion des dossiers peut être un emploi à temps plein pour un grand personnel, tandis que les petites organisations peuvent compter sur un secrétaire ou un assistant de bureau pour gérer leurs dossiers.
Un système de gestion des dossiers bien mis en œuvre commence au moment de la création, avecUn système standardisé pour la création d'enregistrements conçus pour rendre les enregistrements utiles, cohérents et faciles d'accès.Ces normes s'appliquent à tout, de la façon dont l'enregistrement est formaté à la façon dont les informations sont présentées à l'intérieur.Une fois créé, un enregistrement entre dans un système de gestion des enregistrements où il est enregistré, surveillé et entretenu.
Lorsque quelqu'un a besoin d'accès à un enregistrement, le système permet de localiser l'enregistrement.Les entrées d'indexation peuvent être utilisées pour confirmer qu'un enregistrement est terminé et pour prendre des notes sur la façon et le moment où l'enregistrement a été utilisé.Le système peut également être utilisé pour évaluer les frais pour accéder aux dossiers, une pratique courante lorsque les gens souhaitent des copies de leurs dossiers.À la fin de la durée de vie utile des enregistrements, il peut être éliminé par l'archivage, la destruction ou d'autres moyens.
Les enregistrements sous gestion peuvent inclure des enregistrements numériques ou physiques et parfois un mélange des deux.Étant donné que de plus en plus d'entreprises sont passées à un format de bureau sans papier, une partie de ce processus a inclus la numérisation des enregistrements physiques et l'établissement de bases de données qui donnent aux bureaux la salle de gestion des enregistrements pour se développer.
Un aspect essentiel de la gestion des dossiers est le respect des normes généralement acceptées pour lal'industrie, ainsi que la loi.Les dossiers médicaux et juridiques, par exemple, doivent être contrôlés pour des raisons de confidentialité, tandis que les dossiers comptables doivent respecter les normes comptables.Les personnes qui travaillent avec et gèrent les dossiers reçoivent une formation dans les pratiques d'archives, la sécurité et l'organisation des dossiers afin qu'ils puissent travailler efficacement et efficacement.
Les personnes ayant des diplômes avancés dans les domaines relatifs à la gestion des dossiers ont de nombreuses possibilités d'emploi disponibles.Il s'agit notamment de gérer des archives et des dossiers étendus, de travailler avec des organisations qui développent des normes et des pratiques pour les gardiens de disques et aidant à la conception de logiciels utilisés dans la gestion des dossiers.Les praticiens qui manquent de diplômes avancés peuvent avoir des possibilités d'emploi plus limitées, même avec une vaste expérience, selon les types de dossiers qu'ils souhaitent gérer.