Cos'è la gestione dei record?

Records Management (RM) è un processo per la gestione dei record dal momento in cui vengono creati al punto in cui devono essere smaltiti.Le persone che praticano la gestione dei record di solito hanno titoli universitari e formazione specializzata in questo campo, compresa la formazione per tipi specifici di industrie e aziende.Per le grandi istituzioni, la gestione dei registri può essere un lavoro a tempo pieno per un grande staff, mentre le organizzazioni più piccole possono fare affidamento su un segretario o un assistente di ufficio per gestire i propri record.

Un sistema di gestione dei record ben implementati inizia dal punto della creazione, conUn sistema standardizzato per la creazione di record progettata per rendere i record utili, coerenti e facili da accedere.Questi standard si applicano a tutto, da come il record è formattato su come vengono presentate le informazioni all'interno.Una volta creato, un record inserisce un sistema di gestione dei record in cui viene registrato, monitorato e mantenuto.

Quando qualcuno ha bisogno di accedere a un record, il sistema consente di trovarsi il record.Le voci di indicizzazione possono essere utilizzate per confermare che un record è completo e per prendere appunti su come e quando è stato utilizzato il record.Il sistema può anche essere utilizzato per valutare le commissioni per l'accesso ai record, una pratica comune quando le persone desiderano copie dei loro record.Alla fine della vita utile dei registri, può essere eliminato attraverso l'archiviazione, la distruzione o altri mezzi.

I record sotto gestione possono includere record digitali o fisici e talvolta un mix di entrambi.Poiché più aziende sono passate a un formato di uffici senza carta, parte di tale processo ha incluso la digitalizzazione dei registri fisici e la creazione di database che danno la crescita degli uffici del sistema di gestione dei dischi.

Un aspetto critico della gestione dei record è la conformità con gli standard generalmente accettati per ilIndustria, così come la legge.I registri medici e legali, ad esempio, devono essere controllati per motivi di privacy, mentre i registri contabili devono aderire agli standard contabili.Le persone che lavorano e gestiscono i registri ricevono una formazione nelle pratiche di archivio, alla sicurezza e all'organizzazione dei registri in modo che possano lavorare in modo efficace ed efficiente.

Le persone con lauree avanzate nei settori relativi alla gestione dei record hanno numerose opportunità di lavoro disponibili.Questi includono la gestione di ampi archivi e record, lavorare con organizzazioni che sviluppano standard e pratiche per i detentori dei record e assistono alla progettazione del software utilizzato nella gestione dei record.I professionisti che mancano di titoli avanzati possono avere opportunità di lavoro più limitate, anche con una vasta esperienza, a seconda dei tipi di record che vogliono gestire.