Was ist Records Management?

Records Management (RM) ist ein Prozess zum Umgang mit Datensätzen ab dem Zeitpunkt, an dem sie erstellt werden, bis zu dem Punkt, an dem sie entsorgt werden müssen.Personen, die das Management von Aufzeichnungen praktizieren, haben in der Regel einen Hochschulabschluss und eine spezielle Schulung in diesem Bereich, einschließlich Schulungen für bestimmte Arten von Branchen und Unternehmen.Für große Institutionen kann das Verwalten von Aufzeichnungen ein Vollzeitjob für ein großes Personal sein, während kleinere Organisationen sich auf einen Sekretär oder einen Büroassistenten verlassen können, um ihre Aufzeichnungen zu bearbeiten.Ein standardisiertes System zur Erstellung von Aufzeichnungen, mit denen Datensätze nützlich, konsistent und leicht zugänglich machen.Diese Standards gelten für alles, was der Datensatz formatiert wird, wie Informationen im Inneren präsentiert werden.Nach dem Erstellen tritt ein Datensatz in ein Datensätzeverwaltungssystem ein, in dem es protokolliert, überwacht und gewartet wird.

Wenn jemand Zugriff auf einen Datensatz benötigt, ermöglicht das System den Datensatz.Indexierungseinträge können verwendet werden, um zu bestätigen, dass ein Datensatz abgeschlossen ist, und Notizen darüber zu machen, wie und wann der Datensatz verwendet wurde.Das System kann auch verwendet werden, um Gebühren für den Zugriff auf Aufzeichnungen zu bewerten, eine übliche Praxis, wenn Menschen Kopien ihrer Aufzeichnungen wünschen.Am Ende der Aufzeichnungslebensdauer kann es durch Archiving, Zerstörung oder andere Mittel entsorgt werden.Da immer mehr Unternehmen in ein papierloses Büroformat übergegangen sind, umfasste ein Teil dieses Prozesses die Digitalisierung physischer Aufzeichnungen und das Erstellen von Datenbanken, die dem Büros -Aufzeichnungsverwaltungssystem für das Wachstum verleihen.Industrie sowie das Gesetz.Zum Beispiel müssen medizinische und juristische Aufzeichnungen aus Datenschutzgründen kontrolliert werden, während die Buchhaltungsunterlagen die Rechnungslegungsstandards einhalten müssen.Personen, die mit Aufzeichnungen arbeiten und sie behandeln, erhalten Schulungen in Archivpraktiken, Sicherheit und Aufzeichnungen, damit sie effektiv und effizient arbeiten können.

Menschen mit fortgeschrittenem Abschluss in Bereichen im Zusammenhang mit Aufzeichnungen haben zahlreiche verfügbare Beschäftigungsmöglichkeiten.Dazu gehören die Verwaltung umfangreicher Archive und Aufzeichnungen, die Zusammenarbeit mit Organisationen, die Standards und Praktiken für Plattenhalter entwickeln, sowie die Unterstützung des Designs von Software, die im Record -Management verwendet werden.Praktiker, denen fortgeschrittene Abschlüsse fehlen, haben möglicherweise nur mit umfassender Erfahrung, abhängig von den Arten von Aufzeichnungen, die sie bearbeiten möchten.