Co je správa záznamů?

Management záznamů (RM) je proces pro zpracování záznamů od doby, kdy jsou vytvořeny do bodu, kdy je třeba je zlikvidovat.Lidé, kteří praktikují správu záznamů, mají obvykle vysokoškolské vzdělání a specializované školení v této oblasti, včetně školení pro konkrétní typy průmyslových odvětví a podniků.Pro velké instituce může být správa záznamů pro velký personál na plný úvazek, zatímco menší organizace se mohou spoléhat na sekretářku nebo asistenta kanceláře, aby se zabývaly jejich záznamy.Standardizovaný systém pro vytváření záznamů, který je navržen tak, aby byl záznamy užitečnými, konzistentními a snadno přístupný.Tyto standardy se vztahují na vše od toho, jak je rekord naformátován, k tomu, jak jsou informace prezentovány uvnitř.Po vytvoření záznam vstoupí do systému správy záznamů, kde je zaznamenán, monitorován a udržován.

Když někdo potřebuje přístup k záznamu, systém umožňuje lokalizaci záznamu.Položky indexování lze použít k potvrzení, že záznam je dokončen a k poznámce o tom, jak a kdy byl záznam použit.Systém lze také použít k posouzení poplatků za přístup k záznamům, což je běžná praxe, když lidé chtějí kopie svých záznamů.Na konci životnosti záznamů může být zlikvidována prostřednictvím archivace, ničení nebo jiných prostředků.Vzhledem k tomu, že více společností přešlo na formát kancelářského formátu bez papíru, část tohoto procesu zahrnovala digitalizaci fyzických záznamů a zavedení databází, které poskytují zařízení pro správu záznamů v kancelářích.průmysl, stejně jako zákon.Například lékařské a právní záznamy musí být kontrolovány z důvodů ochrany osobních údajů, zatímco účetní záznamy musí dodržovat účetní standardy.Lidé, kteří pracují a zpracovávají záznamy, dostávají školení v oblasti archivních postupů, zabezpečení a organizace záznamů, aby mohli efektivně a efektivně pracovat.Mezi ně patří správa rozsáhlých archivů a záznamů, práce s organizacemi, které vyvíjejí standardy a postupy pro správce záznamů a pomáhají s návrhem softwaru používaného při správě záznamů.Odborníci, kteří postrádají pokročilé tituly, mohou mít omezenější pracovní příležitosti, a to i s rozsáhlými zkušenostmi, v závislosti na typech záznamů, které chtějí zvládnout.