Quelles sont les compétences de secrétaire nécessaires?
Les secrétaires modernes sont souvent la colle qui occupent un bureau ou une organisation en s'assurant que les membres du personnel et les clients sont au bon endroit au bon moment et ont les documents et les informations appropriés nécessaires.Les compétences du secrétaire vont de la réservation de rendez-vous et de la mise en place de salles de réunion à la préparation des documents juridiques.Le type et la taille de l'entreprise à laquelle un secrétaire travaille dictera souvent les compétences nécessaires;Cependant, il existe des compétences de base de secrétaire que tous les secrétaires devraient maîtriser, notamment la dactylographie, la planification et les compétences téléphoniques.
Les compétences de communication de premier ordre sont essentielles pour les secrétaires.Il est important que les secrétaires puissent communiquer et partager clairement des informations avec les clients et les collègues de diverses manières, y compris au téléphone, dans des documents écrits et par le biais de présentations.Les secrétaires orchestrent souvent les événements du jour pour un patron ou un département, y compris la planification des réunions et la fourniture de documents requis aux personnes assistent aux réunions.Les compétences créatives de résolution de problèmes sont également essentielles, car les secrétaires sont confrontés à une variété de tâches chaque jour.
En plus des tâches de bureau courantes, les compétences en secrétaire devraient également inclure la planification des événements.De grandes réunions ont souvent lieu dans des endroits hors site, comme dans un centre de conférence ou une salle de réunion d'hôtel.En plus de réserver un espace de réunion et de fournir des instructions à toutes les parties pour y arriver, un secrétaire est souvent chargé d'organiser des hébergements, des locations de voitures et des navettes d'aéroport pour les participants.Commander des collations, des repas et des boissons pour les invités tout au long de la réunion relève également souvent d'un secrétaire, tout comme la garantie de la salle correctement et offre des branchements technologiques appropriés.
La capacité d'utiliser la grammaire, la ponctuation et l'orthographe correctes sont essentielles.pour préparer des documents, des présentations et de la correspondance.Les compétences du Secrétaire devraient également inclure la capacité de relire efficacement le travail afin de créer des documents sans erreur.Certains postes de spécialité, tels que les secrétaires juridiques et médicaux, doivent également avoir une compréhension approfondie des termes utilisés dans ces professions.La possibilité de créer une variété de graphiques visuels pour une utilisation en ligne, des documents et des présentations de groupe est une autre compétence généralement requise des secrétaires.
La technologie de maîtrise est requise pour presque tous les postes de secrétaire.Les compétences en secrétaire devraient inclure des capacités de courrier électronique avancées, notamment en travaillant avec des pièces jointes, des dépliants et des photos créées avec une variété de logiciels.De nombreux secrétaires opèrent en déplacement, donc la maîtrise des dernières compétences en communication sans fil est un must.Les documents et les photos doivent souvent être édités et partagés, de sorte que la capacité de travailler avec une variété de programmes informatiques est essentielle.