Mi az a fizetési főkönyv?
A fizetési főkönyv egy olyan számviteli nyilvántartás, amely elősegíti a kifizetések nyomon követését, amelyeket konkrét célokra folyósítanak.Nem szokatlan, hogy egy ilyen típusú főkönyv egy projekthez vagy eseményhez hozzon létre, így nagyon könnyű nyomon követni az adott tevékenységhez kapcsolódó összes költséget és kifizetést.Az esemény vagy a projekt jellegétől függően a fizetési főkönyv a projektbe kapott pénzeszközök dokumentálásának eszközeként szolgálhat, valamint a tevékenységhez kapcsolódó költségek kezelése érdekében fizetett pénzeszközöket.
A könyvelés alapvető megközelítésének figyelembe vételével a fizetési főkönyv általában egy adott tevékenységhez kapcsolódó kifizetések kézhezvételére összpontosít.Például, ha egy adott osztályhoz kapcsolódó hallgatók úgy döntenek, hogy cukorkákat adnak el, hogy pénzt gyűjtsenek egy projekthez, akkor nagy esély van arra, hogy a tevékenység időtartama alatt fenntartják a fizetési főkönyvt.A főkönyvben szereplő részletek gyakran felsorolják a vevő nevét, a megvásárolt egységek számát, a vásárláshoz gyűjtött teljes összeget, és általában a vevő szállítási címét is.
A fizetési főkönyv további példái tartalmazhatnak más típusú adatokat.Az olyan információk, mint például a számla összege és a szám, a számla rendezéséhez használt fizetési mód, sőt a kifizetés megítélésének dátuma is szerepelhet a részletekbe.Azokban a helyzetekben, amikor részleges kifizetéseket kapnak, az összeg és a fizetési dátum valószínűleg szerepel a főkönyv részleteiben is.Mint a legtöbb típusú számviteli nyilvántartásban, a fizetési főkönyv célja, hogy pontos és tömör információkat nyújtson a pénzügyi tranzakciókról, hogy az események állandó története legyen, kérdés nélkül, mi történt, és mikor történt ezek az események.
A fizetési főkönyv bonyolultsága gyakran mind az általánosan elfogadott számviteli alapelvektől, mind az iránymutatásoktól függ, amelyeket a főkönyvben rögzített tevékenységhez kapcsolódó projekt létrehozásában és végrehajtásában követnek.Ez azt jelenti, hogy egy fizetési főkönyv, amely egy helyi imádatház által egy adománygyűjtő projekthez kapcsolódó tevékenységek nyomon követését tartja, kissé egyszerűsíthető lehet a multinacionális vállalat által fenntartott főkönyvhez képest, amely egy új helységben mûveletet indít.Mindaddig, amíg a részlet pontos, és alátámasztó dokumentációval ellenőrizhető, és megfelel az érintett tevékenység típusához szükséges bármilyen szabványnak, a főkönyv nagyon hasznos eszköz lehet az erőfeszítéssel kapcsolatos tranzakciók nyomon követéséhez.