Bagaimana cara memberikan layanan pelanggan yang luar biasa?

Organisasi yang berbeda mendefinisikan layanan pelanggan yang luar biasa dengan cara yang berbeda, tergantung pada apakah mereka berorientasi layanan atau berorientasi pada penjualan, dan tergantung pada industri tertentu.Yang sedang berkata, ada beberapa elemen mendasar dari layanan pelanggan luar biasa yang dianut oleh semua organisasi.Cara untuk menyediakan layanan pelanggan yang luar biasa adalah dengan memulai dengan catatan positif, menetapkan harapan yang jelas, mendengarkan secara aktif dan mencoba menjawab pertanyaan atau kepedulian pelanggan secara sepenuhnya dan se -memuaskan mungkin.

Pertama, layanan pelanggan yang luar biasa mengharuskan Anda memulaiinteraksi pada nada positif.Hancurkan es dengan pelanggan dengan menanyakan namanya dan sifat permintaan atau kepeduliannya.Praktikkan pengakuan pelanggan di seluruh interaksi, merujuk pada pelanggan dengan nama.Jika interaksi secara langsung, gunakan bahasa tubuh terbuka, menghadap pelanggan, melakukan kontak mata, dan menahan diri untuk tidak menyilangkan lengan atau berpaling dari pelanggan.Jadilah meyakinkan, positif dan profesional.

Selanjutnya, tetapkan harapan dengan jelas bagi pelanggan.Beri tahu pelanggan tentang berapa lama interaksi yang akan dibutuhkan dan ruang lingkup dari apa yang dapat Anda lakukan untuknya.Jujur dan realistis.Jika Anda tidak akan dapat menyelesaikan masalah segera dalam interaksi pertama, katakanlah.

Sepanjang percakapan, dengarkan secara aktif.Anda mungkin ingin memparafrasekan atau menyatakan kembali kekhawatiran untuk memastikan bahwa Anda telah memahami masalah ini.Jika interaksi secara langsung, cari isyarat nonverbal yang memberi tahu Anda jika pelanggan menjadi jengkel.Dengarkan baik -baik tanpa mempercepat interaksi, yang mungkin membuatnya tampak seperti Anda sedang terburu -buru.

Akhirnya, jawab pertanyaan pelanggan selengkap mungkin.Bersabarlah, dan bersedia menjawab pertanyaan tindak lanjut.Klarifikasi masalah apa pun yang mungkin diragukan oleh pelanggan, dan periksa untuk memastikan pelanggan puas dengan bantuan yang telah Anda berikan.Gunakan bahasa yang jelas dan bebas jargon yang dapat dipahami oleh pelanggan.

Ada beberapa masalah tambahan yang terlibat saat menyediakan layanan pelanggan yang luar biasa melalui telepon.Saat menjawab panggilan telepon, cobalah untuk menjawab dalam tiga atau empat cincin pertama.Sapa pelanggan, dan identifikasi diri Anda.Akhirnya, tawarkan untuk membantu pelanggan dengan pertanyaan atau kepeduliannya.

Jika Anda harus menunda pelanggan, layanan pelanggan yang luar biasa mengharuskan Anda meminta izin untuk menahannya.Jelaskan mengapa Anda perlu menempatkan pelanggan, dan beri dia perkiraan berapa lama Anda akan pergi.Jika Anda tidak dapat kembali ke pelanggan dalam waktu yang dijanjikan, perbarui pelanggan dan tanyakan apakah ia ingin terus memegang atau ingin menerima panggilan balik.Setelah Anda kembali, berterima kasih kepada pelanggan karena telah memegang.

Di akhir interaksi telepon, rangkum tindakan apa pun yang harus diambil dan periksa untuk memastikan bahwa pelanggan puas.Tawarkan bantuan lebih lanjut, jika diperlukan, dan berterima kasih kepada pelanggan atas panggilannya.Layanan pelanggan yang luar biasa melalui telepon menantang, dan perawatan ekstra harus diambil.