Làm cách nào để cung cấp dịch vụ khách hàng đặc biệt?

Các tổ chức khác nhau xác định dịch vụ khách hàng đặc biệt theo các cách khác nhau, tùy thuộc vào việc họ theo định hướng dịch vụ hay định hướng bán hàng và tùy thuộc vào ngành công nghiệp cụ thể.Điều đó đang được nói, có một số yếu tố cơ bản của dịch vụ khách hàng đặc biệt mà tất cả các tổ chức chấp nhận.Cách cung cấp dịch vụ khách hàng đặc biệt là bắt đầu một lưu ý tích cực, đặt kỳ vọng rõ ràng, lắng nghe tích cực và cố gắng trả lời câu hỏi hoặc quan tâm của khách hàng một cách hoàn toàn và thỏa đáng nhất có thể. Đầu tiên, dịch vụ khách hàng đặc biệt yêu cầu bạn bắt đầuTương tác trên một lưu ý tích cực.Phá vỡ băng với khách hàng bằng cách hỏi tên của anh ấy hoặc cô ấy và bản chất của yêu cầu hoặc mối quan tâm của anh ấy hoặc cô ấy.Thực hành nhận dạng khách hàng trong suốt quá trình tương tác, đề cập đến khách hàng theo tên.Nếu sự tương tác là trực tiếp, hãy sử dụng ngôn ngữ cơ thể mở, đối mặt với khách hàng, giao tiếp bằng mắt và không vượt qua cánh tay của bạn hoặc quay lưng lại với khách hàng.Hãy yên tâm, tích cực và chuyên nghiệp. Tiếp theo, đặt kỳ vọng rõ ràng cho khách hàng.Thông báo cho khách hàng về thời gian tương tác sẽ mất bao lâu và phạm vi của những gì bạn có thể làm cho anh ấy hoặc cô ấy.Trung thực và thực tế.Nếu bạn sẽ không thể giải quyết vấn đề ngay lập tức trong tương tác đầu tiên, hãy nói như vậy.

Trong suốt cuộc trò chuyện, hãy lắng nghe tích cực.Bạn có thể muốn diễn giải hoặc khôi phục các mối quan tâm để chắc chắn rằng bạn đã hiểu vấn đề.Nếu tương tác là trực tiếp, hãy tìm kiếm các tín hiệu phi ngôn ngữ cho bạn biết nếu khách hàng đang trở nên cáu kỉnh.Lắng nghe cẩn thận mà không tăng tốc độ tương tác, điều này có thể khiến bạn đang vội. Cuối cùng, hãy trả lời câu hỏi của khách hàng hoàn toàn nhất có thể.Hãy kiên nhẫn, và sẵn sàng trả lời các câu hỏi tiếp theo.Làm rõ bất kỳ vấn đề nào mà khách hàng có thể nghi ngờ và kiểm tra để đảm bảo khách hàng hài lòng với sự hỗ trợ mà bạn đã cung cấp.Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, không có biệt ngữ mà khách hàng có thể hiểu.Có một số vấn đề bổ sung liên quan khi cung cấp dịch vụ khách hàng đặc biệt qua điện thoại.Khi trả lời một cuộc gọi điện thoại, hãy cố gắng trả lời trong ba hoặc bốn vòng đầu tiên.Chào khách hàng, và xác định chính mình.Cuối cùng, đề nghị hỗ trợ khách hàng với câu hỏi hoặc mối quan tâm của anh ấy hoặc cô ấy. Nếu bạn phải giữ khách hàng, dịch vụ khách hàng đặc biệt yêu cầu trước tiên bạn xin phép để giữ anh ấy hoặc cô ấy.Giải thích lý do tại sao bạn cần phải tạm dừng khách hàng và cho anh ấy hoặc cô ấy ước tính về thời gian bạn sẽ biến mất.Nếu bạn không thể quay lại với khách hàng trong thời gian hứa hẹn, hãy cập nhật cho khách hàng và hỏi liệu họ có muốn tiếp tục giữ hay muốn nhận cuộc gọi trở lại không.Sau khi bạn trở lại, cảm ơn khách hàng đã giữ.

Vào cuối tương tác điện thoại, hãy tóm tắt bất kỳ hành động nào được thực hiện và kiểm tra để đảm bảo rằng khách hàng hài lòng.Cung cấp thêm hỗ trợ, nếu cần và cảm ơn khách hàng vì cuộc gọi.Dịch vụ khách hàng đặc biệt qua điện thoại là một thách thức và phải cẩn thận.