Apa yang terlibat dalam pekerjaan sekretaris?

Seorang sekretaris adalah orang yang bekerja di kantor atau lingkungan profesional lainnya;Dia akan melakukan sebagian besar tugas klerikal, seperti mengajukan, mengelola telepon, mengatur korespondensi, bertindak sebagai korektor dan pengetik, dan berbagai tugas lain yang berhubungan secara khusus dengan kantor tertentu.Pekerjaan sekretaris biasanya tidak memerlukan pendidikan tingkat tinggi, meskipun sebagian besar pengusaha akan meminta sekretaris untuk memiliki setidaknya pendidikan sekolah menengah, karena sejumlah besar kerja sekretaris akan membutuhkan keterampilan komunikasi dasar hingga sedang, keterampilan matematika, dan kemampuan untukLakukan banyak tugas sekaligus.

Ada beberapa jenis pekerjaan sekretaris, dan pekerjaan seperti itu umumnya akan bervariasi sesuai dengan pengalaman sekretaris, pengaturan kerja, dan kualifikasi.Sekretaris tingkat bawah, misalnya, mungkin hanya bertanggung jawab atas tugas -tugas dasar seperti menjawab panggilan telepon dan merutekan panggilan telepon tersebut ke penerima yang sesuai, melakukan tugas pengarsipan dasar, dan berinteraksi dengan pelanggan atau pengunjung ke kantor.Namun, seorang sekretaris eksekutif mungkin memiliki peran yang lebih aktif dalam perencanaan, penjadwalan, pengambilan keputusan, dan pengorganisasian di dalam kantor.Dalam hal ini, pekerjaan sekretaris dilakukan oleh seorang profesional kesekretariatan yang lebih berpengalaman yang mungkin memiliki lebih banyak pelatihan atau pendidikan formal.

Dalam beberapa kasus, pekerjaan sekretaris mungkin melibatkan mengelola orang lain di dalam kantor.Sekretaris sering bertanggung jawab untuk memastikan operasi harian yang lancar dan efisien dari suatu kantor, yang berarti ia perlu mengatasi masalah saat mereka muncul, mengelola tugas yang kompleks, berinteraksi dengan karyawan lain, dan dalam beberapa kasus mendelegasikan tugas dan tanggung jawab kepada orang lain kepada orang lain.Fungsi spesifik dari sekretaris tertentu dapat bervariasi tergantung pada ukuran kantor dan kebutuhan khusus kantor itu.Beberapa pengusaha juga mungkin mengharuskan Sekretaris untuk mengembangkan pengetahuan khusus tentang industri atau bidang di mana bisnis beroperasi;Ini memastikan Sekretaris akan memahami terminologi dan proses, sehingga memungkinkannya untuk membuat keputusan berdasarkan informasi ini.

Berinteraksi dengan pelanggan atau klien sering kali merupakan tugas utama sekretaris.Ini mungkin berarti berbicara dengan klien dan pelanggan di telepon, mengirimkan surat atau email, atau bahkan berinteraksi dengan orang-orang secara langsung.Sekretaris harus rapi, koheren, ramah, dan terorganisir untuk melakukan tugas -tugas seperti itu, dan ia mungkin juga diminta untuk mengarahkan klien dan pelanggan di sekitar kantor.Dalam kebanyakan kasus, sekretaris adalah orang pertama yang akan berinteraksi dengan klien atau pelanggan ketika mengunjungi bisnis, sehingga sekretaris harus siap untuk bertemu orang -orang ini dan memberi mereka informasi yang relevan dengan cepat dan efisien.