Ano ang kasangkot sa gawaing sekretarya?

Ang isang kalihim ay isang tao na nagtatrabaho sa isang tanggapan o iba pang propesyonal na setting;Gagampanan niya ang karamihan sa mga tungkulin sa clerical, tulad ng pag -file, pamamahala ng mga telepono, pag -aayos ng sulat, kumikilos bilang isang proofreader at typist, at iba't ibang iba pang mga gawain na partikular na nauugnay sa isang partikular na tanggapan.Karaniwan ay hindi nangangailangan ng isang mataas na antas ng edukasyon ang sekretarya, kahit na ang karamihan sa mga tagapag -empleyo ay mangangailangan ng kalihim na magkaroon ng hindi bababa sa isang edukasyon sa high school, bilang isang makabuluhang halaga ng gawaing kalihim ay mangangailangan ng pangunahing sa katamtamang kasanayan sa komunikasyon, mga kasanayan sa matematika, at isang kakayahangMagsagawa ng maraming mga gawain nang sabay -sabay.

Maraming mga uri ng gawaing kalihim ang umiiral, at ang nasabing gawain ay karaniwang magkakaiba ayon sa karanasan ng Kalihim, setting ng trabaho, at mga kwalipikasyon.Ang isang mas mababang antas ng kalihim, halimbawa, ay maaaring maging responsable lamang sa mga pangunahing gawain tulad ng pagsagot sa mga tawag sa telepono at pag -ruta ng mga tawag sa telepono sa naaangkop na mga tatanggap, pagsasagawa ng mga pangunahing tungkulin sa pag -file, at pakikipag -ugnay sa mga customer o mga bisita sa opisina.Ang isang executive secretary, gayunpaman, ay maaaring magkaroon ng isang mas aktibong papel sa pagpaplano, pag-iskedyul, paggawa ng desisyon, at pag-aayos sa loob ng opisina.Sa kasong ito, ang gawaing kalihim ay isinasagawa ng isang mas may karanasan na propesyonal na sekretarya na maaaring magkaroon ng mas maraming pagsasanay o pormal na edukasyon.

Sa ilang mga kaso, ang gawain ng Kalihim ay maaaring kasangkot sa pamamahala ng iba sa loob ng opisina.Ang Kalihim ay madalas na responsable para matiyak ang maayos at mahusay na pang -araw -araw na operasyon ng isang tanggapan, na nangangahulugang kakailanganin niyang tugunan ang mga problema habang lumitaw sila, pamahalaan ang mga kumplikadong gawain, nakikipag -ugnay sa ibang mga empleyado, at sa ilang mga kaso ang mga tungkulin at responsibilidad sa iba.Ang mga tiyak na pag -andar ng isang partikular na kalihim ay maaaring mag -iba depende sa laki ng opisina at ang partikular na mga pangangailangan ng tanggapan na iyon.Ang ilang mga tagapag -empleyo ay maaari ring mangailangan ng Kalihim na bumuo ng tiyak na kaalaman sa industriya o larangan kung saan nagpapatakbo ang negosyo;Tinitiyak nito na maiintindihan ng Kalihim ang mga terminolohiya at proseso, sa gayon pinapayagan siyang gumawa ng mga pagpapasya batay sa impormasyong ito.

Ang pakikipag -ugnay sa mga customer o kliyente ay madalas na isang pangunahing tungkulin ng isang sekretarya.Maaaring mangahulugan ito ng pakikipag-usap sa mga kliyente at mga customer sa telepono, pagpapadala ng mga titik o e-mail, o kahit na nakikipag-ugnay sa mga tao nang harapan.Ang Kalihim ay dapat na presentable, magkakaugnay, palakaibigan, at organisado upang maisagawa ang mga naturang gawain, at maaari rin siyang hilingin na idirekta ang mga kliyente at mga customer sa paligid ng opisina.Sa karamihan ng mga kaso, ang Kalihim ay ang unang tao na isang kliyente o customer ay makikipag -ugnay kapag bumibisita sa isang negosyo, kaya ang Kalihim ay dapat maging handa upang matugunan ang mga taong ito at bigyan sila ng may -katuturang impormasyon nang mabilis at mahusay.