Apa itu kotak kunci?
Salah satu layanan perbankan yang mungkin ditemukan oleh bisnis dari semua ukuran adalah layanan kotak kunci.Pada dasarnya, kotak kunci hanyalah kotak pos yang dibuat bank Anda untuk bisnis Anda dan bahwa bank akan mengendalikan.Anda mengeluarkan pengiriman ke alamat yang akan memungkinkan pelanggan Anda untuk mengirim pembayaran untuk semua faktur yang dikeluarkan oleh organisasi Anda langsung ke kotak kunci.Pada gilirannya, bank Anda akan membuka semua korespondensi, menyetor cek ke akun Anda, dan memberi Anda akses elektronik yang memungkinkan Anda untuk melihat aktivitas harian.Singkatnya, bank Anda menjadi sarana di mana Anda mengumpulkan piutang dan menyetornya ke dalam operasi, penggajian atau akun bisnis yang ditunjuk lainnya.
Ada beberapa keuntungan untuk mengamankan kotak kunci untuk bisnis Anda.Salah satu yang paling penting adalah keamanan.Secara umum, kotak kunci dilindungi di atas dan di luar langkah -langkah keamanan biasa yang terkait dengan memiliki kotak pos.Ketika pembayaran mencapai kotak kunci Anda, kemungkinan jatuh ke tangan yang salah adalah nil.Ini dapat memberi Anda dan basis pelanggan Anda rasa kenyamanan.
Kedua, prosedur kotak kunci dapat membuatnya lebih mudah bagi Anda untuk memposting pembayaran ke sistem akuntansi Anda.Banyak bank dapat memberikan detail tentang pembayaran yang disimpan yang mencakup gambar cek dan dokumen lain yang disertakan dengan cek.Seringkali, kwitansi harian dapat diunduh sebagai PDF dan digunakan untuk masuk manual ke dalam sistem Anda.Metode ini menghemat tim akuntansi Anda dari keharusan membuka surat dan menyelesaikan cek sebelum memasukkan data.Juga, itu menghilangkan harus menyiapkan setoran bank.
Namun, Anda mungkin dapat menghemat lebih banyak waktu, tergantung pada jenis perangkat lunak akuntansi yang Anda gunakan.Banyak bank dapat memberikan laporan yang dibatasi yang dapat diimpor langsung ke beberapa sistem perangkat lunak akuntansi.Jika Anda cukup beruntung memiliki perangkat lunak yang kompatibel, maka tugas memposting pembayaran dapat memakan waktu beberapa saat, bahkan jika daftar pembayaran mencapai ratusan.
Keuntungan ketiga dari sistem kotak kunci adalah Anda memiliki riwayat cadangan dariPiutang Anda.Jika sesuatu yang besar terjadi dengan sistem akuntansi perangkat lunak Anda dan Anda kehilangan sebagian atau semua data, laporan sejarah tentang aktivitas kotak kunci dapat membantu Anda memulai proses pembangunan kembali.Ini berarti Anda dapat memperbarui akun pelanggan Anda dengan cepat, serta mulai merekonstruksi penghasilan dan pelaporan pengeluaran Anda dari bulan ke bulan.
Meskipun kotak kunci tidak melakukan fungsi apa pun yang tidak dapat dilakukan oleh tim akuntansi Anda untuk Anda, keunggulan waktu yang dihemat, sumber informasi cadangan dan keamanan yang ditingkatkan menjadikan sistem Lockbox sebagai opsi yang sangat menarik.Periksa dengan bank Anda hari ini dan lihat apa yang mereka tawarkan dengan cara program Lockbox.