Hộp khóa là gì?

Một trong những dịch vụ ngân hàng mà các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô có thể thấy hữu ích là một dịch vụ hộp khóa.Về cơ bản, một hộp khóa chỉ đơn giản là một hộp bưu điện mà ngân hàng của bạn thiết lập cho doanh nghiệp của bạn và ngân hàng sẽ kiểm soát.Bạn được cấp tiền gửi để giải quyết cho phép khách hàng của bạn gửi thanh toán cho tất cả các hóa đơn do tổ chức của bạn phát hành trực tiếp đến hộp khóa.Đổi lại, ngân hàng của bạn sẽ mở tất cả các thư từ, gửi séc vào tài khoản của bạn và cung cấp cho bạn quyền truy cập điện tử cho phép bạn xem hoạt động hàng ngày.Nói tóm lại, ngân hàng của bạn trở thành phương tiện mà bạn thu thập các khoản phải thu và gửi chúng vào hoạt động, bảng lương hoặc tài khoản doanh nghiệp được chỉ định khác của bạn. Có một số lợi thế để đảm bảo hộp khóa cho doanh nghiệp của bạn.Một trong những điều quan trọng nhất là bảo mật.Nói chung, hộp khóa được bảo vệ ở trên và vượt ra ngoài các biện pháp bảo mật thông thường liên quan đến việc có một hộp bưu điện.Khi một khoản thanh toán đạt đến hộp khóa của bạn, cơ hội của nó rơi vào tay kẻ xấu chỉ là khoảng không.Điều này có thể mang lại cho cả bạn và khách hàng của bạn một cảm giác thoải mái. Thứ hai, quy trình khóa hộp có thể giúp bạn dễ dàng đăng các khoản thanh toán vào hệ thống kế toán của mình.Nhiều ngân hàng có thể cung cấp chi tiết về các khoản thanh toán được gửi bao gồm hình ảnh của séc và bất kỳ tài liệu nào khác đi kèm với séc.Thông thường, một lô biên lai hàng ngày có thể được tải xuống dưới dạng PDF và được sử dụng để nhập thủ công vào hệ thống của bạn.Phương pháp này tiết kiệm nhóm kế toán của bạn khỏi phải mở thư và sắp xếp séc trước khi nhập dữ liệu.Ngoài ra, nó loại bỏ phải chuẩn bị tiền gửi ngân hàng.Tuy nhiên, bạn có thể tiết kiệm nhiều thời gian hơn, tùy thuộc vào loại phần mềm kế toán bạn sử dụng.Nhiều ngân hàng có thể cung cấp một báo cáo được phân định có thể được nhập trực tiếp vào một số hệ thống phần mềm kế toán.Nếu bạn may mắn có phần mềm tương thích, thì nhiệm vụ đăng thanh toán có thể mất một vài khoảnh khắc, ngay cả khi danh sách thanh toán đạt được hàng trăm.Các khoản phải thu của bạn.Nếu một cái gì đó lớn xảy ra với hệ thống kế toán phần mềm của bạn và bạn mất một phần hoặc tất cả dữ liệu, các báo cáo lịch sử về hoạt động Lockbox có thể giúp bạn bắt đầu quá trình xây dựng lại.Điều này có nghĩa là bạn có thể đưa tài khoản khách hàng của mình cập nhật nhanh chóng, cũng như bắt đầu xây dựng lại thu nhập và báo cáo chi phí của bạn từng tháng.

Mặc dù hộp khóa không thực hiện bất kỳ chức năng nào mà nhóm kế toán của bạn không thể làm cho bạn, nhưng các lợi thế của thời gian lưu, nguồn thông tin sao lưu và bảo mật nâng cao làm cho hệ thống khóa trở thành một tùy chọn rất hấp dẫn.Kiểm tra với ngân hàng của bạn ngay hôm nay và xem những gì họ phải cung cấp theo cách của một chương trình hộp khóa.