Cos'è l'approvvigionamento aziendale?
Il termine approvvigionamento aziendale viene utilizzato per descrivere le attività relative all'acquisto di beni e servizi per un'entità commerciale.L'approvvigionamento o l'acquisto è un'importante funzione amministrativa che impiega l'uso della riduzione dei costi e le tecniche di pianificazione strategica a lungo termine per gestire i costi in uscita.Il campo degli appalti aziendali ha tre aree di interesse primarie: gara, gestione dei fornitori e acquisti strategici.
Le persone che lavorano negli appalti aziendali sono note come professionisti degli appalti.Esistono tre principali titoli di lavoro sugli appalti: acquirente, responsabile degli appalti e responsabile degli appalti.Un acquirente è responsabile della gestione dell'acquisto di merci da fornitori selezionati.L'ufficiale di approvvigionamento gestisce il processo di selezione delle gare d'appalto e dei fornitori.La principale responsabilità del gestore degli appalti è il funzionamento complessivo del dipartimento e i negoziati con fornitori di valori di grandi dimensioni.
La gara è il processo di invito a potenziali fornitori a rivedere un documento di requisiti dettagliati e a presentare la propria offerta per l'azienda.Il documento dei requisiti contiene il valore totale del dollaro e la durata del contratto, il tipo di prodotto o servizio richiesto, requisiti di qualità e termini del contratto.Una quantità significativa di cause civili si basa su difetti o pregiudizi percepiti nel processo di gara.Seguire i processi aziendali adeguati e garantire un'offerta equa e trasparente è molto importante.
Ci sono tre termini comunemente utilizzati negli appalti aziendali: richiesta di proposta (RFP), richiesta di informazioni (RFI) e richiesta di preventivo (RFQ).Il tipo di risposta richiesto è indicato nel corpo del documento, insieme alle date e alle informazioni di contatto.Tutti e tre i termini vengono utilizzati per descrivere un processo quando i venditori sono invitati a rispondere o i requisiti vengono pubblicati su un sito Web pubblico o sullo strumento di approvvigionamento, consentendo a una vasta gamma di fornitori di rispondere.Le date sono molto importanti in questo processo e ignorare le scadenze o la loro mancanza escluderà la risposta dalla considerazione.Assicurati di ottenere una ricevuta con il timbro dell'ora e della data che indica quando i documenti sono stati ricevuti dal dipartimento di acquisto, per evitare l'esclusione.
La gestione dei fornitori include la garanzia della conformità al contratto, fungere da contatto principale per le questioni relative al servizio e alla risoluzione delle controversie,oltre a gestire eventuali pagamenti o clausole negoziate nel contratto.Sebbene molti sforzi si concentrino inizialmente sulle gare d'appalto e la scrittura del contratto, la gestione dei fornitori è l'unico metodo per garantire che la società ottenga effettivamente i risparmi previsti.Una gestione efficace si traduce in minori costi operativi, servizi efficienti e una posizione di contrattazione più forte durante il prossimo round di negoziati.
L'acquisto strategico è il processo di acquisto pianificato.In un'organizzazione tipica, ogni dipartimento presenta i suoi acquisti previsti per l'anno al dipartimento di bilancio o di approvvigionamento.Il personale cerca comuni o opportunità per raggruppare i prodotti insieme.Questi acquisti più piccoli possono quindi essere messi in gara, consentendo a più fornitori l'opportunità di fornire questi beni e servizi.Nel complesso, questo processo si traduce in minori costi di acquisto all'organizzazione.