Hoe kies ik een persoonlijke assistent?

Het toevoegen van elke werknemer aan een team kan angst zijn, maar wanneer men een persoonlijke assistent moet kiezen, is er nog meer zorg bij betrokken.Een persoonlijke assistent vertegenwoordigt een werkgever.Meestal zal een assistent bellen, afspraken plannen en vaak optreden als een contactpersoon tussen werkgever en klant.Als het eerste contactpunt moet een assistent een vriendelijke, professionele houding projecteren en een goed beeld hebben van de waarden en missie die het bedrijf wil projecteren.

Om een persoonlijke assistent te kiezen, moet men eerst een functiebeschrijving ontwikkelen met specifieke taken.Maak een lijst van alles waarvoor de persoonlijke assistent verantwoordelijk is en noteer software en programma's die nodig zijn om de taken uit te voeren.Rangschikken de taken op volgorde van belang.Als de assistent 60% van de dag zal doorbrengen met het bijwerken van webinhoud, is het selecteren van een assistent met een hoge mate van internet bekendheid een must.Alle werknemers kunnen worden getraind, maar het is het beste als de sterke punten van een persoonlijke assistenten direct in overeenstemming zijn met het grootste deel van de taken.Af en toe taken kunnen op het werk worden geleerd zonder veel tijd te worden gestolen voor training.

De volgende lijst moet de werkethiek van het bedrijf identificeren.Wat is het belangrijkst?Op tijd zijn?Bijdragen van creatieve ideeën aan het team?Werk tijdig afmaken?Kies een persoonlijke assistent die al de kwaliteiten vertoont en de houding die het bedrijf waardeert.Bereid vooraf sonderenvragen voor om de werkmethoden en voorkeuren van de kandidaten te verkennen.

Veel werkgevers komen in de verleiding om een persoonlijke assistent van vergelijkbare achtergrond en vaardigheden te kiezen, omdat ze zich op hun gemak voelen met bekendheid.Dit is een vergissing.Het idee van een persoonlijke assistent is om iemand in de buurt te hebben die de speling zal oppakken en bijdraagt aan het team.In plaats van iemand in te huren met dezelfde vaardigheden, vraag dan naar andere expertisegebieden.Maak een lijst van de huidige zwakke punten onderaan de interviewvragen en maak ook een onderzoek naar de achtergrond op die gebieden.

Om een persoonlijke assistent te kiezen die de vereiste technische taken aan kan, moet men profiteren van gratis online beoordelingen.Een expertniveau van een personen in een softwareprogramma kan een idee van een ander zijn van beginner.Vergeet communicatiegebieden niet.Zal de persoonlijke assistent communiceren met klanten via e -mail of andere methoden voor schriftelijke correspondentie?Krijg een schrijfvoorbeeld.Software, kantoormachines en standaard kantoorprocedures kunnen worden getraind, maar het kan moeilijk zijn om schrijfvaardigheden te verbeteren voor degenen die niet van nature vertrouwd zijn met schriftelijke communicatie.Spelfouten, typefouten en slechte grammatica zijn een grote afslag voor een klant.

Dus, beoordeel de behoeften en besteed wat tijd aan het maken van de functiebeschrijving.Bepaal de criteria van de must en beperk vervolgens de kandidaten en vraag aan testen.Vertrouw je instinct.Als de kandidatenlijst correct is beperkt, zullen de topkeuzes waarschijnlijk alle belangrijkste kwaliteiten hebben.Op dit punt moet de keuze worden gemaakt door de kandidaat te selecteren met wie u de beste rapport hebt.